Чтобы вас воспринимали всерьез, научитесь планировать своё время

У немцев есть хорошая пословица: «Умение вести себя украшает человека и ничего ему не стоит». Это утверждение особенно справедливо в современном обществе, ведь построение карьеры есть не что иное, как настоящая игра — сложная, иногда драматичная, но необходимая и интересная. Каждый стремится к победе, но выиграть может только тот, кто знает правила и соблюдает их.

Нормы поведения в мире деловых людей принято называть деловым этикетом. К сожалению, мы относимся к нему так же, как и ко всем другим предписаниям, идет ли речь о противопожарной безопасности или обязанностях пассажира городского транспорта: знаем об их существовании, что-то принимаем, что-то нарушаем (иногда даже не подозревая об этом) и сильно удивляемся, если случается прочитать, как, собственно, надлежит себя вести.

Знать принципы делового этикета и следовать им необходимо. Они указывают самые удобные и экономичные способы взаимодействия, благодаря которым у окружающих создается впечатление нашей воспитанности, надежности и компетентности. Поговорим о некоторых нормах делового поведения.

По долгу службы деловому человеку часто приходится знакомить между собой коллег, партнеров и т. п. Вот как принято при этом поступать. Младших по возрасту или должности всегда представляют старшим, впрочем, они вправе сделать это и сами. Однако женщина, вне зависимости от возраста и положения, никогда не называет себя мужчине первой (это позволительно лишь в том случае, если мужчина — пожилой профессор, а женщина — студентка). Когда представляют мужчину, он должен встать. Женщина поднимается с места только при знакомстве с почтенной дамой или с мужчиной значительно старше и выше ее по статусу.

У делового человека каждый день возникает необходимость здороваться с коллегами. Если речь идет о взаимных приветствиях знакомых людей, первым здоровается мужчина с женщиной, более молодой человек — со старшим, вошедший (даже если он начальник) — со всеми, кто есть в помещении. Приветствуя женщину, мужчина обязательно встает (исключение — солидные начальники пенсионного возраста). Современный этикет допускает отсутствие рукопожатия между здоровающимися людьми, но если подобная форма является общепринятой в коллективе или она вам просто нравится, учтите: рукопожатие должно быть коротким. Если войдя в комнату, где находятся несколько сотрудников, вы непременно хотите обменяться рукопожатием с одним из них, согласно правилам этикета необходимо подать руку и всем остальным. Опоздавший на совещание не должен подходить к сидящим с протянутой рукой — правильно будет кивнуть присутствующим и пройти на свое место.

Еще одна дилемма, с которой нередко сталкиваются деловые люди: стучать перед тем, как войти, или нет? В закрытую дверь помещения, где работают от одного до пяти человек, стучат и входят только после соответствующего приглашения. Если служащих в комнате больше, можно входить без стука.

Современный офис невозможно представить без телефона. Телефонные разговоры тоже подчиняются законам этикета. Первый из них гласит: обнаружив на новом рабочем месте непривычный для себя аппарат, первым делом научитесь им пользоваться. Попросите коллег рассказать вам о назначении тех или иных кнопок, выясните, как переводить звонок на внутренние номера организации и на факс, потренируйтесь. Опасно осваивать технику во время деловой беседы — в лучшем случае можно упустить звонок, в худшем — клиента.

Если вы разобрались с техникой и начинаете вести переговоры по телефону, соблюдайте несколько простых правил. Когда звонят вам, трубку рекомендуется снимать между первым и четвертым звонком, то есть достаточно быстро, иначе потенциальный партнер может подумать, что в нем не заинтересованы. Подняв трубку, обязательно назовите свою должность, имя и фамилию. Если на ваш телефонный номер звонки поступают из внешнего мира и вы первый говорите с позвонившим, сообщите наименование организации перед тем, как представиться. Никогда не ешьте и не пейте во время разговора (и не следует жевать резинку). Под рукой всегда должны быть бумага и ручка — записав важную информацию на полях газеты или клочке бумаги, вы рискуете ее потерять.

Этикет не допускает повисших звонков. Они оставляют неприятный осадок и создают вам репутацию человека, который не слишком печется о контактах. Если обстоятельства изменились — перезвоните, извинитесь за причиненное беспокойство и уверьте в том, что вопрос решен.

Еще один важный момент: как быть, если вы ведете личную беседу с клиентом, а в это время звонит телефон на вашем столе? Закон предписывает не прерывать начатые переговоры. Снимите телефонную трубку, поздоровайтесь, честно скажите, что у вас посетитель, и договоритесь о переносе звонка на другое время. Ваш оппонент увидит, что вы относитесь к нему с уважением и считаете встречу с ним важным делом. Мобильный телефон перед переговорами лучше блокировать.

Есть еще несколько правил для всех телефонных разговоров. Заканчивает беседу всегда ее инициатор. Если в процессе общения телефон случайно отключился, перезванивает тот, кто первым набирал номер.

И последняя рекомендация: если после разговора вы не можете удержаться от ехидных комментариев, хотя бы убедитесь, что ваш собеседник повесил трубку.

Деловая переписка, как по электронной, так и по обычной почте, является неотъемлемой частью бизнеса. Служебные письма, пересылаемые в конвертах, всегда печатают, и только расписываются на них от руки. Целый лист используют даже для одной фразы. Дату всегда ставят в начале письма, причем месяц пишут словом, а не цифрами. По возможности надо избегать переноса слов. Естественно, деловые письма пишут только на белой бумаге и на лицевой стороне листа. Не забывайте нумеровать страницы, кроме первой, а в конце каждого листа добавляйте курсивом «продолжение следует». В начале любого делового письма должно быть обращение, соответствующее случаю, после него — запятая (а не восклицательный знак), в конце письма — заключительная формула вежливости, например «с уважением...». Этикет обязывает отвечать на деловое письмо (неважно, электронное оно или бумажное) не более чем через 10 дней после его получения.

Письмо партнеру в далекую экзотическую страну следует перевести на язык адресата, но если такой возможности нет, его составляют на английском.

Правил делового этикета очень много, и вышеперечисленные — только малая их часть. В работе современного человека встречаются сотни ситуаций, которые не может предусмотреть даже самый полный свод законов. Поэтому чтобы при неожиданном повороте событий не ударить в грязь лицом, приучите себя всегда применять на практике пять основных принципов делового этикета:

1. Никогда не заставляйте себя ждать. Хотите, чтобы вас воспринимали всерьез — научитесь планировать свое время, не опаздывать и делать то, что вам поручили, к назначенному сроку. Деловой этикет допускает опоздание не более чем на 20 минут. Если один из участников встречи задержался сверх установленных норм, его собеседник имеет право заявить, что располагает ограниченным временем для переговоров (назвав, каким именно), или перенести встречу на другой, удобный для него день.

2. Не болтайте лишнего и не лгите. Говорят: «Тщеславное желание показать, что тебе поручили хранить тайну, и является чаще всего причиной ее разглашения». Лучше произвести впечатление человека, который не в курсе, чем потерять доверие сослуживцев и начальства.

3. Будьте любезны, доброжелательны и приветливы, не стесняйтесь улыбаться людям, с которыми разговариваете (и сотрудникам, и клиентам).

4. Одевайтесь как положено — выбирайте то, что вам подходит, но в рамках дозволенного. Главное, чтобы одежда была чистой и опрятной. Во многих фирмах нового сотрудника еще на собеседовании знакомят с порядками, принятыми в организации в отношении одежды. Если вам не объяснили заранее, что допустимо, а что нет, не стесняйтесь прямо спросить об этом у работника службы персонала или своего непосредственного начальника.

5. Говорите и пишите грамотно. Сделайте видеозапись своего выступления и разберитесь, много ли у вас слов-паразитов, нет ли неправильных ударений, просторечных выражений, часто ли вы запинаетесь, подбирая нужные фразы. Постарайтесь избавиться от этих недостатков, тренируйтесь, берите пример с тех, кто, по вашему мнению, хорошо излагает свои мысли. Ведь в конце концов, настоящий джентльмен — это тот, кто кошку всегда называет кошкой, даже если он об нее споткнулся и упал. Естественно, этот закон справедлив и для истинной леди.