Выявление скрытых резервов времени

В общем благотворном влиянии тайм-менеджмента можно выделить две главные составляющие. Во-первых, вы учитесь лучше организовывать свои дела, более разумно распределять их во времени. Во-вторых, обнаруживаете резервы времени, которые до сих пор использовались не самым эффективным образом (или вовсе тратились бесполезно), и те помехи, которые мешают вам устраивать свою жизнь так, как вам бы хотелось. Чтобы запустить эти процессы, попробуйте воспользоваться следующими методами.

Во-первых, вы учитесь лучше организовывать свои дела, более разумно распределять их во времени. Во-вторых, обнаруживаете резервы времени, которые до сих пор использовались не самым эффективным образом (или вовсе тратились бесполезно), и те помехи, которые мешают вам устраивать свою жизнь так, как вам бы хотелось.

Поговорим о том, как научиться находить и использовать скрытые резервы времени, а также как бороться с «пожирателями времени» — теми помехами, которые препятствуют рациональному выполнению ваших задач. Чтобы запустить этот процесс, попробуйте воспользоваться следующими методами.

Время в пути

На поездки обычно уходит очень много времени, и, как правило, все эти часы списываются именно в графу «расходы». Попробуем изменить ситуацию.

Для достижения поставленной цели — сократить «дорожные расходы» — нужно выделить и решить несколько задач. Речь идет о том, чтобы сделать необходимые поездки действительно результативными. Если вы ездили по важному делу и дело это выполнили — имеется хоть какой-то результат, хотя времени, потраченного на дорогу, конечно, жаль. А вот если, преодолев значительное расстояние, вы оказались перед запертой дверью (приехали не в приемные часы, или нужного вам человека не оказалось на месте) или добилась результата, но лишь после изматывающего ожидания в очереди — ваши временные потери и сожаления по этому поводу многократно увеличиваются.

Поэтому напомним первое правило: заранее планируйте свои поездки, уточняйте режим работы интересующих вас учреждений и людей, договаривайтесь о встрече в определенный час и т. п.

Это правило соблюдает, пожалуй, большинство из нас — оно вполне очевидно. Следующая задача, несмотря на ее очевидность, часто оказывается более трудной. Составив расписание на предстоящую неделю, посмотрите на него критически и задумайтесь: действительно ли вам так уж необходимо совершать все те деловые поездки, которые вы запланировали? Возможно, вы действовали по привычке. А теперь попробуйте взглянуть на эту привычку свежим взглядом и задайте себе несколько вопросов по поводу каждой из поездок. Нельзя ли решить некоторые вопросы без личной встречи — по телефону или электронной почте? Нельзя ли поручить некоторые поездки кому-то другому? Может быть, есть возможность обратиться в службу доставки? А некоторые деловые встречи перенести с территории партнера или клиента на вашу территорию?

После того, как вы ответите на эти вопросы и в результате наверняка избавитесь от некоторого количества лишних поездок, постарайтесь более рационально распределить по времени оставшиеся.

Вооружившись картой города, тщательно спланируйте те поездки, которые в любом случае придется совершить. Помните: привычка может привести к серьезным потерям драгоценного времени. Возможно, запланированные на разные дни визиты можно совместить, проложив удобный маршрут от одной точки назначения до другой. Например, если вы обнаружили, что в соответствии с вашим расписанием вам предстоит три дня подряд ездить в один и тот же район города по разным делам, подумайте: нельзя ли выделить на все три дела побольше времени в один из дней?

Скорректировав таким образом свое расписание, вы выполнили второе правило: по возможности сокращайте количество поездок, оставляя лишь действительно необходимые.

Следующая задача тоже очень проста. Для того чтобы время было потрачено не впустую, к поездке нужно подготовиться. Помимо уточнения расписания и приемных часов, вам нужно подготовить необходимые документы, продумать план беседы и т. д. Если вы едете в какое-то место впервые, заранее посмотрите карту и/или уточните у знающих людей, как быстрее всего добираться в нужное вам место. Подумайте и о том, какой вид транспорта окажется в данном случае наиболее подходящим. Если вы привыкли всегда и всюду ездить только на своей машине, убедитесь, что и на этот раз такой способ передвижения оптимален.

Итак, третье правило таково: подготовьтесь к поездке; выберите оптимальный маршрут и вид транспорта.

Если вам лучше всего работается во второй половине дня, то, разумеется, по делам лучше поездить утром. Если утро как раз занято увлеченной работой, то к середине дня вы можете почувствовать некоторый упадок сил — и здесь смена деятельности, поездка или даже пешая прогулка могут оказаться весьма кстати, чтобы проветриться и отдохнуть.

Словом, по возможности соблюдайте четвертое правило: планируйте поездки на наиболее выгодное для вас время.

Но, как бы разумно вы ни составляли свое расписание, остается еще и само время, проведенное в пути. «Дорожное» время можно и нужно наполнять ценным содержанием. Самое простое, что можно предложить, — это чтение (если вас возят). Если вы за рулем, то читать вы не сможете, зато у вас есть возможность слушать. Разумеется, именно во время пути вы можете продумывать свои цели и задачи, заниматься планированием и составлением расписания.

Итак, пятое правило рационального использования «дорожного» времени: наполните это время полезным содержанием.

Промежутки и перерывы

Возможно, вы обратили внимание на то, что даже при более или менее тщательном хронометраже и вполне упорядоченном расписании какое-то количество времени остается у вас неучтенным. На протяжении всего дня то и дело обнаруживаются небольшие промежутки времени. Самый известный пример — время между утренним подъемом и выходом из дома. Чем вы занимаетесь на протяжении этого часа? Некоторые люди умеют собираться быстро и четко, однако таких людей меньшинство. Гораздо чаще люди по утрам двигаются медленно, не сразу соображая, что именно собирались сейчас сделать. Что немаловажно, благие намерения «взять себя в руки и собираться утром побыстрее» редко воплощаются в реальные перемены.

В таким случае смиритесь с этим. Вместо того чтобы упрекать себя за утреннюю вялость и тратить силы на бесплодные попытки исправиться, смиритесь с тем, что первый час нового дня у вас — нерабочий, и подумайте, что хорошего вы можете извлечь из этого отрезка времени. Вы с удивлением обнаружите, что, несмотря на сонливость и вялость, успеть можно многое. Прежде всего, можно освоить несколько упражнений из тех, что выполняют прямо в постели, еще не до конца проснувшись. Можно во время сборов послушать музыку или аудиокнигу, одним глазом посмотреть утренние новости по телевизору. Главное — не идти на поводу у сложившихся привычек, трезво и критически рассмотреть каждую из них, задаваясь вопросом: «Как еще я могу использовать это время?»

Иногда вы будете попадать в ситуации, когда приходится чего-то ждать. Это время также можно использовать с немалой выгодой для себя. Главная трудность здесь состоит в том, чтобы суметь расслабиться и переключиться на полезную деятельность.

Правило «80/20»

Еще в девятнадцатом столетии итальянский экономист Вильфредо Парето сформулировал принцип, который сегодня является одним из краеугольных камней тайм-менеджмента. Парето утверждал, что отдельные малые части некоего множества обладают гораздо большей значимостью, чем можно было бы предположить, учитывая их относительно малый вес в этом множестве: 20% клиентов обеспечивают 80% прибыли, оставшиеся 80% клиентов приносят 20% прибыли; 80% грязи скапливается на 20% общей поверхности пола, и т.д. В рамках тайм-менеджмента правило «80/20» означает следующее: 20% времени обеспечивают 80% успеха. Остальные 80% времени приносят всего лишь 20% успеха.

Из общего количества вашего рабочего времени лишь 20% являются действительно результативными. Предположим, что «чистое» рабочее время за один день составляет у вас 5 часов. Согласно принципу Парето, за один час вы на 80% выполняете поставленную задачу. Остальные четыре часа обеспечивают вам лишь 20% полезного результата.

Из этого следует ценный практический вывод: определяйте именно те дела (условные 20% от всех запланированных дел), которые в максимальной степени обеспечат вам успех. Учитесь выделять ключевые дела — те, что с наибольшей вероятностью приближают вас к успеху. Все прочее обеспечит вам лишь небольшой процент результативности. Поэтому, приступая к решению той или иной задачи, к осуществлению какой-либо деятельности, начинайте с главного, а не с мелочей.

Мелких и не слишком значительных дел может оказаться очень много, но важно помнить: они обеспечат вам лишь небольшой успех. Просто «много работать» — еще не значит добиться поставленной цели. Ключевой вопрос — не «сколько», а «как» и «над чем» именно работать. Не позволяйте себе погрязнуть в трясине второстепенных дел, старайтесь выбирать наиболее плодотворные занятия.

Как только вы научитесь отделять важное и значительное от второстепенного и попросту бесполезного, вы обнаружите, что у вас появилось больше времени для плодотворной деятельности. 80% времени, вносящего минимальный вклад в успех, — это целая сокровищница времени, которое можно использовать намного эффективнее.

Тщательный анализ показывает, что, в полном соответствии с правилом Парето, 80% наших занятий почти бесполезны — они приносят нам минимальный результат. И лишь оставшиеся 20% действительно эффективны, именно этой доле своей занятости мы обязаны своим успехом. Постарайтесь почаще вспоминать об этом и, по мере возможности, избавляться от малозначимых дел.

Время для работы с документами

Обработка документов — рутинная ежедневная деятельность, как правило, она не относится к числу приоритетных задач (т. е. не является необходимым шагом к осуществлению конкретной цели). Отменить это занятие невозможно, но можно навести порядок в делах и существенно сократить потери времени при работе с документами.

Сначала вам придется выделить некоторое количество времени для того, чтобы один раз устроить генеральную уборку: разобрать бумажные (и электронные) залежи, рассортировать бумаги по степени важности, по срочности и т. д., чтобы избавиться от всего того, что месяцами хранится «на всякий случай», но не представляет никакой реальной ценности.

Четко определите назначение каждого ящика в своем письменном столе: например, в верхний вы будете складывать только те бумаги, которые потребуются вам сегодня или завтра (т. е. имеющие большую важность и/или требующие срочной обработки), в нижний — документы второстепенного значения.

Теперь при ежедневном разборе новой корреспонденции вы обязательно будете сразу же сортировать полученные документы. Не забывайте в конце недели проверять содержимое самого нижнего ящика (того, в который вы убираете все не слишком важные бумаги) и перемещать все лишнее в корзину.

Для того чтобы работа с документами не превратилась в безнадежные попытки выбраться из-под завалов, нужно один раз продумать порядок этой работы, организовать некую систему — и придерживаться ее в дальнейшем. Распределите документы по нескольким категориям, определите ящик или полку для каждой из них; решите, с какой периодичностью вы будете проверять бумаги, избавляясь от «залежавшихся» и ненужных документов. Получая ежедневную почту, сразу же сортируйте эти новые бумаги по степени важности. То, что очевидно не требует вашей немедленной реакции, можно откладывать в соответствующую папку и читать в минуты отдыха, во время перекуров или обеденного перерыва. Еще одно очень важное и полезное правило: каждую бумагу берите в руки только один раз. Это не всегда возможно, но именно к этому надо стремиться. Если вы получили документ, требующий от вас каких-то действий, не откладывайте его в сторонку до тех пор, пока не появится возможность выполнить эти действия. Если вы отложите документ в сторону с намерением вернуться к нему позже, это, как минимум, означает, что вам придется тратить время на повторное его прочтение.

Разбирая вновь поступившие документы, не отступайте от этого золотого правила: прочитав бумагу, примите решение — важна ли она. Если да — также немедленно действуйте. Разумеется, не всегда возможно приступить к делу безотлагательно. В этом случае постарайтесь сделать сразу же хоть что-нибудь, хотя бы один маленький шаг — например, просто продумать, как именно вы будете выполнять предстоящее дело. Опыт показывает: если вы не приложите каких-то, пусть совсем незначительных, усилий к тому, чтобы дело было исполнено, оно так и не сдвинется с места — по крайней мере, до тех пор, пока не превратится в «горящее».

Время для «безделья»

Начав учитывать свои временные расходы и контролировать свою деятельность, вы приобретаете возможность успевать больше, чем прежде. Однако слишком тщательное, жесткое планирование, не оставляющее свободных отрезков времени может вновь превратить вас в уставшего, задерганного и ничего не успевающего человека.

Отдых так же необходим для достижения успеха, как и работа. Стремление использовать с толком каждую секунду может привести к нервному истощению. В попытках успеть как можно больше люди читают во время еды, берут с собой ноутбук, отправляясь на пляж, ведут переговоры по мобильному телефону во время семейного ужина... В конечном итоге, это не повышает общей эффективности, не приносит каких-то особенно ценных результатов, но лишает жизнь столь необходимого равновесия.

Позвольте себе время от времени ничего не делать: просто ужинать, просто загорать, любоваться закатом или наблюдать за полетом птиц. У каждого делового человека должны случаться время от времени минуты и часы полного расслабления, освобождения от ежедневной полезной деятельности.

Умеющие иногда отключаться от дел и предаваться «безделью» в конечном итоге успевают сделать намного больше, чем те, кто не дает себе права на отдых. «Время для безделья» — это на самом деле время восстановления сил, а также бессознательной творческой работы. Пока вы расслабляетесь и отдыхаете, ваш мозг продолжает работать. Благодаря предоставленной свободе, он может сейчас заняться «обработкой» тех задач, которые вы еще не ставили перед собой осознанно, а лишь наметили мимоходом. Свободно всплывающие ассоциации, не ограниченные рамками конкретной задачи, требующей немедленного решения, в результате дарят нам неожиданные, свежие и оригинальные решения, новые идеи — все то, что непременно требуется для достижения успеха.

Автор - доктор психологических наук, лауреат премии правительства РФ в области образования.