Рассчитаться с уволенным

Один из сотрудников решил расстаться с вашей компанией. Или начальство фирмы сделало вывод, что такой работник не нужен. Для бухгалтера неважно, почему это произошло. В любом случае он должен рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск.

Считаем дни

Первым делом нужно понять, за сколько дней вы должны заплатить компенсацию за неиспользованный отпуск. За каждый год работнику положено 28 дней отпуска (ст. 115 ТК). Причем для каждого работника такой год начинается не с 1 января, а в момент его приема на работу.

Из стажа, дающего право на ежегодный отпуск, нужно исключить:

• время прогула и отстранения от работы по статье 76 Трудового кодекса;
• время отпуска по уходу за ребенком;
• время отпуска без сохранения зарплаты, которое превышает 14 дней в течение года (ст. 121 ТК).

А вот, например, время вынужденного прогула при незаконном увольнении дает право на ежегодный отпуск (ст. 121 ТК).

Впервые пойти в отпуск работник может только по истечении шести месяцев (ст. 122 ТК). Однако даже если сотрудник уволился, не проработав полгода, компенсацию ему все равно нужно заплатить (письмо Федеральной службы по труду и занятости от 23 июня 2006 г. № 944-6).

Сколько же дней положено работнику за неполный год? Если он проработал в компании больше 11 месяцев, фирма должна ему выплатить полную годовую компенсацию — 28 дней (п. 28 правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169 и действующих в части, не противоречащей Трудовому кодексу). Полную компенсацию также должны получить работники, если они проработали свыше пяти с половиной месяцев в году и были уволены в связи с ликвидацией предприятия или сокращением штатов, а также по некоторым другим причинам, указанным в пункте 28 правил. Во всех остальных случаях работники получают пропорциональную компенсацию.

При расчете компенсации у вас вряд ли получится ровное число месяцев, дающих на нее право. Что делать с «излишком дней», сказано в п. 35 правил. Излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие половину месяца и больше, округляются до полного месяца.

За каждый месяц работник должен получить 2,33 дня отпуска (письмо Федеральной службы по труду и занятости от 26 июля 2006 г. № 1133-6). Эта цифра получилась от деления количества дней отпуска за год (28) на 12 месяцев.

Например, проработав семь месяцев, работник должен получить компенсацию за 2,33 х 7 = 16,31 дня. Возникает закономерный вопрос, нужно ли округлять полученное число? Законодательно такое округление не предусмотрено.

Однако в отдельных случаях нужно вывести именно целое количество дней. Например, по письменному заявлению работника неиспользованные дни отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска (ст. 127 ТК). Отправить же работника в отпуск на 16,31 дней вряд ли получится. О том, в какую сторону округлять дни, ответило Минздравсоцразвития. В своем письме от 7 декабря 2005 г. № 4334-17 оно сообщило, что «если в организации принимается решение об округлении, например, до целых дней, это надо делать не по правилам арифметики, а в пользу работника». А значит, сотруднику перед увольнением положено 17 дней отпуска. Либо отправляйте сотрудника в отпуск на 16 дней, а за 0,31 день заплатите компенсацию.

И не забудьте, что совместителям тоже положен отпуск, а значит, и компенсация при увольнении. Это касается не только внешних, но и внутренних совместителей. Если работник числится в вашей компании на двух должностях, компенсацию нужно платить по каждой из них.

Пример

Антонова А.Л. была принята на работу 27 января 2003 г., а уволилась 2 апреля 2007 г. За период 27 января 2003 г. — 26 января 2006 г. работница отгуляла отпуск полностью. За период 27 января 2006 г. — 26 января 2007 г. Антонова А. Л. была в отпуске 12 дней. Рассчитаем, за сколько дней сотруднице нужно выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск.

За период 27 января 2006 г. — 26 января 2007 г. у работницы осталось 16 (28 – 12) дней.

С 27 января 2007 г. до дня увольнения прошло 2 месяца 7 дней. Так как «хвостик» составляет менее половины месяца, мы его отбрасываем.

А, значит, сотруднице нужно оплатить компенсацию за 20,66 (16 + 2 х 2,33) дней.

В среднем получается...

Узнав, за сколько дней положена работнику компенсация, перейдем к следующему этапу и рассчитаем, какую сумму вы должны заплатить за каждый день.

Расчетный период для начисления компенсации — 12 календарных месяцев, предшествующих увольнению (ст. 139 ТК). Например, если работник увольняется 2 апреля 2007 года, вы должны взять его заработок за период с 1 апреля 2006 г. по 31 марта 2007 г. Трудовой кодекс не исключает, что в коллективном договоре вы можете прописать другой период для расчета среднего заработка. Главное, чтобы отклонение от общепринятых норм не ухудшало положение работника (ст. 139 ТК).

Для того чтобы узнать, какую сумму должен получить работник за один день, нужно его зарплату за последние двенадцать месяцев поделить на 12 и на 29,4 (среднемесячное число календарных дней). Однако имейте в виду, что считать нужно только фактически отработанное время и выплаты за него. Например, если работник был в отпуске или на больничном, нужно исключить не только суммы отпускных и выплат по больничному листу, но и те дни, когда сотрудник фактически не работал (п. 4 постановления Правительства от 11 апреля 2003 г. № 213). То же правило касается и командировок — те дни, когда работник получал средний заработок, как, собственно, и сам средний заработок, также нужно исключить из расчета.

Для того чтобы получить средний заработок за неполный месяц, надо выплаты за этот месяц разделить на число рабочих дней, умноженное на 1,4 (п. 9 постановления Правительства от 11 апреля 2003 г. № 213).

Итак, если сотрудник за последний год отработал не все дни, считать среднедневной заработок вы должны по следующему алгоритму. В числитель нужно поставить выплаты за то время, которое сотрудник фактически отработал. В знаменатель попадет сумма полностью отработанных месяцев, умноженная на 29,4, и календарных дней в не полностью отработанных месяцах.

Пример

Семенов И.Н. увольняется 5 апреля 2007 г. За расчетный период он один раз был в отпуске с 10 июля по 6 августа 2006 г. Все остальные месяцы сотрудник отработал полностью. Месячный оклад Семенова И.Н. составляет 5000 рублей. Итак, 10 месяцев сотрудник отработал полностью. В июле он получил 1190 рублей 47 копеек за 5 рабочих дней (5000 : 21 х 5). В августе — 4130 рублей 43 копейки за 19 рабочих дней (5000 : 23 х 19).

Среднедневной заработок составит:
(5000 х 10 + 1190,47 + 4130,43) : (29,4 х 10 + 5 х 1,4 + 19 х 1,4) = 55320,9 : 327,6 = 168,87.

Работников нужно поощрять...

Если работник за расчетный период получал премии, они также войдут в расчет среднего заработка.

При расчете вы можете учесть за каждый месяц не более одной ежемесячной выплаты за одни и те же показатели. Квартальные премии учитываются по одной третьей за каждый месяц квартала. Премии по итогам работы за предыдущий год участвуют в расчете среднего заработка в размере одной двенадцатой за каждый месяц расчетного периода независимо от времени начисления вознаграждения.

До выхода в свет новой редакции Трудового кодекса сотрудники Минсоцздравразвития высказывали мнение, что премии за период свыше месяца, нужно учитывать в том периоде, когда они начислены, а не в том периоде, за который выдаются. Возьмем, например, расчетный период — ноябрь, декабрь, январь. Если в январе работник получил премию за IV квартал, учесть ее нужно полностью. И не важно, что она относится только к двум месяцам расчетного периода. На сегодняшний день мнение на этот счет не изменилось (письмо Федеральной службы по труду и занятости от 13 февраля 2007 г. № 317-6-1). С годовыми премиями несколько сложней. В расчетный период, увеличившийся до 12 месяцев, может войти сразу две таких премии. Сотрудники Роструда в указанном выше письме разрешили учитывать только ту из них, которая начислена за год, предшествующий отпуску.

Если сотрудник не полностью отработал дни, приходящиеся на расчетный период, премии и вознаграждения вы должны учесть пропорционально отработанному времени. Исключение составляют ежемесячные премии, выплачиваемые вместе с заработной платой за данный месяц. Они учитываются полностью. Также в полной сумме можно учесть те премии, которые и так были выплачены пропорционально отработанному времени.

...и повышать им оклад

Еще один момент, усложняющий расчет, — повышение оклада работника. Нужно ли в этом случае пересчитывать средний заработок? Это зависит от того, каким образом повышались оклады. Если индивидуально, то брать нужно фактически полученный заработок. Такое мнение высказывают специалисты Минтруда, ссылаясь на пункт 15 постановления Правительства от 11 апреля 2003 г. № 213. А вот если оклады повышались в целом по компании либо по структурному подразделению, в котором работал уволенный, заработок работника до повышения окладов нужно умножить на коэффициент. Рассчитать этот коэффициент можно как отношение нового оклада к старому.

Если же повышение окладов произошло в месяце увольнения, пересчитать оклады нужно за весь расчетный период (п. 15 постановления Правительства от 11 апреля 2003 г. № 213). Понижение оклада при расчете компенсации учитывать не нужно.

Пример

Чижикова Л. В. увольняется 23 марта 2007 г. С 1 января 2007 г. в компании повысили оклады всем сотрудникам.

Чижикова Л.В. стала получать 25 000 вместо 20 000 рублей. Коэффициент пересчета будет равен 1,25 (25000 : 20000). Средний дневной заработок составит 70,86 рублей. Эту сумму мы получили следующим образом:
(20000 х 1,25 х 10 + 25000 х 2) : 12:29,4.

Итак, после того, как вы рассчитаете средний дневной заработок и количество дней, за которые работнику был положен отпуск, получить сумму компенсации — дело техники. Нужно просто перемножить эти величины между собой.

Пример

Солнцеву А.А. положена компенсация за 14 дней. Средний дневной заработок этого работника составил 205 рублей 50 копеек. Вы должны начислить компенсацию за неиспользованный отпуск в размере 2877 (14 х 205,5) рублей.

Из налогов — только НДФЛ

И последнее, что вы должны сделать при расчете компенсации, — это начислить с ее суммы налоги.

Начнем с ЕСН. Этим налогом не нужно облагать все виды установленных законодательством компенсаций, связанных с увольнением работников (пп. 2 п. 1 ст. 238 НК). А значит, и с сумм компенсации за неиспользованный отпуск платить единый социальный налог не нужно.

База по страховым взносам в Пенсионный фонд совпадает с базой по ЕСН (п. 2 ст. 10 Закона «Об обязательном пенсионном страховании в РФ» от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ). А значит, облагать компенсацию взносами в ПФ нет оснований.

Также вы не должны платить и страховые взносы в ФСС (п. 1 перечня, утвержденного постановлением Правительства от 7 июля 1999 г. № 765).

Итак, мы выяснили, что фирма никаких налогов с компенсации платить не будет. А вот работнику придется отказаться от части дохода в пользу бюджета. От НДФЛ такие выплаты не освобождены (п. 1 ст. 210 НК, п. 3 ст. 217 НК). Ставка налога — 13% (п. 1 ст. 224 НК). Фирма при выплате компенсации за неиспользованный отпуск должна выступить в роли налогового агента и заплатить НДФЛ в бюджет.

Налог, начисленный с суммы оклада, полученного работником в день увольнения, вы можете заплатить в бюджет при окончательном расчете со всеми работниками фирмы по итогам месяца (п. 2 ст. 223 НК, письмо УФНС по г. Москве от 29 марта 2006 г. № 28-11/24199). А вот к компенсации за неиспользованный отпуск финансисты применять это правило не позволяют. Они даже отпускные не считают выплатой за выполнение трудовых обязанностей, что уж говорить о компенсации (письмо Минфина от 1 ноября 2004 г. № 03-05-01-04/68).

О том, когда нужно заплатить НДФЛ с суммы компенсации в бюджет, сказано в пункте 6 статьи 266 Налогового кодекса. Если вы снимаете деньги на выплату с расчетного счета — в день получения денег по чековой книжке. Если переводите компенсацию на личный счет работника — в день такого перечисления. А если вы решите заплатить компенсацию из выручки, налог можно перечислить на следующий день после увольнения.

Ну и последнее, на расходы по выплате компенсации вы можете смело уменьшать базу по налогу на прибыль. Об этом сказано в подпункте 8 статьи 255 Налогового кодекса.

Отпуск авансом

Рассмотрим еще один случай. Работник не просто полностью отгулял отпуск, он получил его с запасом. А значит, теперь он должен вернуть лишние деньги, которые заплатила ему компания. В бухгалтерском учете такие суммы нужно сторнировать (методом красное сторно) по дебету счетов учета затрат на производство и кредиту счета учета расчетов с персоналом по оплате труда. Об этом напомнил Минфин в своем письме от 20 октября 2004 г. № 07-05-13/10. Кроме того, вы должны вернуть сотруднику излишне удержанный НДФЛ. Для этого работнику необходимо написать заявление на возврат налога (п. 1 ст. 231 НК).

Также вам нужно будет пересчитать единый социальный налог. О том, как лучше это сделать, рассказал Минфин в письме от 6 марта 2007 г. № 03-04-06-02/38. По мнению Минфина, начислив ранее отпускные, вы не исказили налоговую базу. А значит, и уточненку вы подавать не должны. Достаточно уменьшить базу по единому социальному налогу текущего периода на суммы возвращенных отпускных.

По материалам журнала "Расчёт"