Искусство проведения совещаний и заседаний

Кого не тяготят нудные заседания, в конце которых из потока предоставленной информации не сделано никаких выводов? Между тем групповая работа становится все более важной, задания становятся комплексными, сил и компетенции отдельного сотрудника зачастую недостаточно. Модерация способствует достижению цели с оптимальным использованием креативности каждого члена коллектива, без лишних потерь рабочего времени.

Цель проведения модерации — наиболее полное вовлечение всех участников в рабочее заседание и во все фазы рабочего процесса. Таким образом обеспечивается оптимальное использование идей и энергии членов группы и гарантируется, что за счет перераспределения заданий все делают общее дело.

Принципы работы модерации:

• систематичность (каждое отдельное действие логически следует за другим);
• структурированность (каждый раздел работы рационально делится на части);
• прозрачность (исключаются манипуляции любого рода).

Такая совместная работа доставляет удовольствие. А работа, приносящая удовольствие, приводит к хорошим результатам.

Модерация — способ систематического, структурированного ведения заседания с прозрачными методами в целях эффективной подготовки, проведения и подведения итогов встреч (конференций, семинаров).

Модерация заседаний имеет и много других преимуществ.

• Участники концентрируются на сути.
• Результаты приобретают прозрачность.
• Повышается уровень корпоративной культуры.
• Растет мотивация коллектива.

Когда стоит проводить модерацию

Модерация требуется там, где люди стремятся достигнуть общей цели в командной работе, проектной группе, в ходе круглого стола или какой-то иной встречи. Классическими предпосылками модерации служат ситуации, в которых группе или команде предстоит совместное достижение результатов. Вот некоторые типичные примеры.

• Группе представили новый проект, организационную структуру или решения, и появляется удобный случай это обсудить.
• На круглом столе хотят проанализировать проблему и принять верные решения.
• Необходимо уточнить задачу проектной группы и сформулировать четкую цель с планированием времени и этапов работы.
• Команда хотела бы произвести четкое распределение рабочих заданий по конкретному проекту.
• Команде перед принятием важного решения необходимо встретиться и обсудить все аспекты.
• Команда хочет собрать, обобщить и взвесить все идеи по поводу нерешенного вопроса и в итоге разработать проект его решения.
• Два отдела должны найти выход из длительного конфликта.
• Команда руководителей отделов хочет понять типичные причины несогласованности действий своих подразделений и устранить их навсегда.
• Команда руководителей среднего и высшего звеньев хочет выработать годовую стратегию дальнейшей деятельности компании.

Модерация не панацея и не волшебное средство. Модерация — определенный принцип действия, с помощью которого вы соберете команду, сможете систематизировать энергию и идеи для работы над общими целями.

Для этого требуются определенные условия. Важнейшее условие — достоверность и доверие, оказывающие влияние на культуру управления и общения. Проявляется это следующим образом.

• Сотрудники должны быть в полной мере информированы о поводе, цели, основании и ожидаемых результатах работы, а также о пользе, которую принесет работа.
• Вся важная информация должна быть доступна сотрудникам.
• Совместная работа и общение в процессе модерации не должны блокироваться и тормозиться из-за иерархичности, субординации в коллективе. Должен быть гарантирован свободный и открытый обмен мнениями.
• Во время совместной работы предпочтение отдается качеству аргументов, а не иерархическому статусу человека, их выдвигающего.
• Особую ценность имеет принцип доверия: что сказано, то остается принципиальным в процессе модерации.

Проведение модерации

Основа модерированного рабочего заседания в общем очень проста. В каждом конкретном случае осуществляются индивидуально структурированные рабочие шаги. Модерация проходит в три этапа:

• Введение. Участники знакомятся с модератором, проясняются условия работы.
• Рабочий этап. Основа модерации. На этом этапе достигаются основные результаты.
• Заключительный этап. Фиксация результатов и оценка совместной работы.

Приветствие и знакомство. Приветствие должно быть кратким и деловым. Уже это задает рабочую атмосферу встречи. Что стоит на первом месте: неформальное, не относящееся к делу обсуждение событий или достижение серьезных результатов? Если присутствует заказчик, он должен взять на себя часть приветствия. Этим вы покажете важность данного дела.

Если участники не знают модератора, он должен коротко представиться. Важно, чтобы все знали, с кем имеют дело, и могли составить первое представление о руководителе рабочего заседания. В идеале руководитель заседания должен провести беседу с участниками в рамках подготовительной фазы.

Если не все участники знакомы между собой, вы должны также коротко представить всех участников. Каждый должен знать, кто какую роль выполняет на заседании. Формулировать мысль всегда лучше лаконично и по существу, чем поэтично и пространно. Некрасиво, например, когда знакомство превращается в соревнование под девизом «чья карьера круче?». Иногда разумно незадолго до заседания лично попросить знакомого участника представиться первым для примера остальным участникам.

Объяснение темы и цели заседания. Теперь представьте тему и цели рабочего заседания. Это важно для создания нужного настроя у присутствующих, чьи мысли часто еще находятся где-то в другом месте. Ясные цели, основа и контекст которых понятны и четки, обеспечивают более последовательную работу и устраняют недопонимание.

Комментарии к временному и рабочему планам помогают участникам понять общую картину происходящего, представить, как подступиться к делу, какое место и значение каждый рабочий шаг занимает в общей структуре, и уяснить запланированную последовательность событий. Также важно уметь ответить на вопросы о смысле и цели каждого отдельного рабочего шага.

Модератор может также кратко рассказать о выбранном методе модерации. В рамках вступления достаточно сделать краткий обзор. Участники, к примеру, узнают, когда и почему предусматривается работа в небольших группах. Подробные пояснения должны следовать в начале каждого рабочего шага.

Объяснение задач модератора. Решающую роль играет объяснение роли модератора. Каждому участнику должны быть понятны задачи модератора и сфера его компетенции. Это поможет избежать разных недопониманий вроде: «А-а, теперь руководитель отдела обзавелся цербером!» и попыток манипуляции такого рода, как: «Какой милый и открытый человек, он, конечно, поймет наши проблемы с руководителем отдела и поможет нам побороть его манию величия!»

Установка правил игры. Модератор может предложить некоторые правила игры для совместной работы. Чаще всего хватает одного-двух понятных правил. Дополнительные правила вводить можно только в случае необходимости, чтобы не возникало ощущения чрезмерной опеки, управления или регламентирования. Опыт показывает, что обычно хватает первого из представленных ниже правил и призывов к здравому смыслу. Вот типичные правила игры для модерации.

• Общаемся друг с другом открыто, ясно и лаконично.
• Даем возможность высказаться до конца.
• Внимательно выслушиваем друг друга.
• Не существует глупых вопросов, вклад каждого имеет значение.

Эти правила игры дают возможность выявить сложные взаимоотношения во время заседания и точно и элегантно устранить трения.

Выясните обязанности присутствующего руководящего состава. В конце вступления нужно непременно выяснить роль присутствующего руководящего состава. Первый вопрос — о желании достигнуть решения: руководство будет само принимать решение или переложит принятие решения на команду или конкретного человека? Следующий вопрос: обладает ли руководящий состав достаточной компетенцией, чтобы принять нужные решения прямо здесь и сегодня, или ему требуется совещание с высшим руководством?

Эти вопросы требуют однозначного ответа. Особенно важно следить, чтобы у группы не возникало определенных сомнений относительно проведения совещания и мыслей о возможных попытках манипуляции.

В рабочей фазе по всем правилам решается непосредственная проблема. Содержание рабочей фазы сводится к тому, чтобы переработать темы согласно регламенту и зафиксировать результаты в плане действия.

После этого начинается сама разработка темы. Для каждой части задания, каждого рабочего шага вы должны сформулировать четкие рамки для выполнения работы с указанием времени выполнения и способов, разработанных совместно с участниками. Должно быть ясно, какого вида результатов и за какой промежуток времени нужно добиться. Целью данного плана является обеспечение сосредоточенной рабочей атмосферы. В конце концов вы сможете, опираясь на график работы, принять решительные меры, если дискуссия будет отклоняться от темы или участники станут уделять слишком много внимания мелочам.

Результатом рабочей фазы является план действий с четким распределением обязанностей: кто, что, с кем, до какого времени, зачем и с какой целью делает. План действий имеет центральное значение, так как велика опасность принять за результат ни к чему не обязывающие или двусмысленные заявления, которые по своей возможности воплотиться в жизнь соответствуют благим пожеланиям в новогоднюю ночь.

Достижение результатов к концу заседания

Чего мы достигли? Заключительная часть рабочего заседания начинается с обзора проделанной работы и совместного подведения итогов. Это углубляет понимание взаимосвязей и придает наглядность успехам совместной работы. Кроме того, обзор пройденного пути поможет легче вспомнить достижения и детали, весомые предпосылки для преобразования предприятия.

Как прошла совместная работа? Также важно оценить качество совместной работы. Что сегодня прошло хорошо и что можно улучшить на следующем заседании. При этом будьте все же осторожны: бесконечное наблюдение за динамикой группы, терапевтический либо глубинный психологический анализ не всегда позволяют достичь полезного результата. Достаточно, если участники подключили здравый смысл к осуществлению основных пунктов. Цель и смысл подведения итогов — значительное улучшение качества совместной работы.

Что зафиксировать? Достигнутые результаты должны быть разъяснены и зафиксированы. Кто будет отчитываться о выполнении каждого из пунктов итогового протокола? Кому и к какому сроку направляются подтверждения результатов?

Осмысленное окончание рабочего заседания может стать перспективой на будущее. Что делать дальше? Какие цели и темы следует представить на следующем рабочем заседании. Чем лучше вы согласуете цели, тем слаженнее будет работать команда.

Автор -  доктор наук, приват-доцент, преподаватель философии Мюнхенского университета. Материал публикуется в адаптированном переводе с немецкого.