"Отбираем" мебель для офиса

Формирование офисного пространства – значительная статья расходов любой компании – и молодой и уже давно существующей. Нередко от правильного выбора поставщика зависит не только стоимость интерьера офиса, но и его дальнейшее функционирование.

Расчет стоимости

Не каждый покупатель, обращаясь к производителю или поставщику, представляет, какую именно мебель он хочет приобрести для формирования тех или иных функциональных зон своего офиса. Зато он наверняка знает, какую сумму готов потратить. Практически все мебельные компании, работающие на российском рынке, предлагают клиентам расчет индивидуального предложения – согласно потребностям и возможностям заказчика.

Как правило, если покупатель впервые обращается к мебельщикам, он заключает договор с той компанией, которая предлагает ему смету, максимально совпадающую с его ожиданиями. При этом важно не ошибиться и не приобрести мебель низкого качества – в пределах одной ценовой категории продавцы могут предложить мебель разного уровня.

Начальник отдела снабжения компании «Фронда мебель» Дмитрий Бондаренко рекомендует обращать внимание на следующие параметры, определяющие баланс цены-качества: «О сообразности цены, выставленной продавцом можно судить по таким характеристикам, как дизайн - более модная, «хайтековская» мебель, как правило, дороже. То же самое касается цветовых решений. Большое значение имеет толщина столешниц и топов – чем толще, тем дороже, общее количество элементов в линейке, использование металлокаркаса или металлических опор, центрального замка тумб и пр. Итальянские, немецкие, польские коллекции, разумеется, дороже отечественных. Мебель от известных производителей, таких как Bene, Kinarps, Steelcase, Knoll и др., естественно, тоже».

«Вместить» в конкретную сумму заданное количество предметов мебели для сотрудников, руководителей, приемной, переговорной и целого ряда других функциональных зон – задача непростая. Чтобы решить ее качественно и оперативно, необходим действительно профессиональный менеджер по продажам а также, как правило, еще и дизайнер, который сможет подготовить план расстановки выбранной мебели в офисе заказчика. По мнению коммерческого директора группы компаний Юнитекс Алексея Вышкварко, «При расчете предложения, а в последствии, при покупке офисной мебели, первое и главное, на что следует обращать внимание – на репутацию ее поставщика. Чем надежнее и серьезнее компания, чем больше она работает на рынке, тем больше шансов у вас получить выгодный проект своего офиса».

Одной из последних тенденций стала продажа офисной мебели в лизинг. «Лизинг офисной мебели - зарождающаяся услуга, но она будет развиваться. Можно прогнозировать высокий спрос со стороны средних и небольших частных коммерческих организаций. Ее перспективы аналогичны перспективам лизинга вообще в России», - комментирует Дмитрий Бондаренко.

Планировка

В течение последних лет почти все крупные дилеры и производители офисной мебели сформировали собственные архитектурно-дизайнерские подразделения. Такова тенденция: конкуренция растет и выигрывает тот, кто сможет предложить покупателю полный комплекс услуг. Архитектурное и дизайнерское проектирование – одна из основных и наиболее востребованных.

Однако уровень разработки дизайн-проекта разными компаниями может быть различным. Ряд фирм, предлагая бесплатный дизайн-проект, подразумевают под этим план расстановки мебели (дизайна в высоком смысле этого слова, там немного). Он разрабатывается в одной из распространенных компьютерных программ (3D Studio, ArchiCAD, Autodesk и др.) и предоставляется клиенту в качестве наглядного подтверждения того, что вся приобретенная мебель необходима для создания полноценного офисного интерьера. При помощи такого плана можно проследить за расстановкой мебели, а также наглядно представить себе, как будет выглядеть офис, и еще до покупки мебели внести коррективы.

Другие компании «действительно решают интерьерную задачу своих клиентов, - говорит Алексей Вышкварко. - Они не начнут работу над проектом, не выяснив стилистические предпочтения заказчика, назначение будущего офиса и количество рабочих мест, на которое необходимо рассчитать пространство. Если «поле деятельности» им предоставляется еще на стадии строительства, они продумывают не только цвет стен, расположение светильников с учетом дневного света и вида из окна, но и разрабатывают систему проведения коммуникаций».

По мнению Дмитрия Бондаренко, «комплексный дизайн-проект от мебельной компании – это обустройство офиса «под ключ». Данная услуга стоит дорого, она не слишком популярна. Часто клиент нуждается именно в плане расстановки». Поэтому если заказчику требуется нестандартное дизайнерское решение для одной из имиджевых зон офиса, он обычно оговаривает стоимость этой услуги отдельно или обращается к сторонним дизайнерам, хорошо зарекомендовавшим себя на рынке архитектурного проектирования коммерческих зданий и интерьеров.

На этапе планировки офиса и расчета необходимой мебели некоторые компании предлагают такую «экзотическую» услугу, как аренда мебели, - чтобы в процессе формирования офиса (или при переезде в новый офис) сотрудники могли преступить к работе сразу же, без значительных потерь времени. Ведь для фирмы лозунг стяжателей и трудоголиков «время – деньги» значительно более актуален, чем для частных лиц.

Моделирование бизнес-процессов

Некоторые компании пошли еще дальше, предлагая своим клиентам услуги по моделированию рабочих процессов в офисе. Такой подход позволяет достигать максимальной эффективности работы сотрудников и использования офисных площадей. На первый взгляд «модель» напоминает уже знакомый план расстановки мебели. Но здесь можно увидеть и оценить не только, как будет выглядеть офис в новой обстановке, но главное - как он будет работать. Созданию «модели» предшествует изучение характера работы сотрудников и особенностей деятельности компании, после чего разрабатываются готовые решения по созданию оптимальных условий для комфортной и высокопроизводительной работы. При этом применяются специальные решения, экономящие площадь офиса. Однако случается, что «стремление к экономии пространства приводит к созданию некомфортной рабочей зоны для сотрудников», - предупреждает излишне экономных руководителей Дмитрий Бондаренко.

«Недавно наша дизайн-студия реализовала проект дополнительного офиса Московского Индустриального банка, - рассказывает Алексей Вышкварко. - Этот интерьер должен был отразить концепцию и стиль работы банка: мобильность и гибкость структур подразделения, готовность к оказанию всего спектра банковских услуг, а также тесному сотрудничеству с клиентами и партнерами — все это требовало в первую очередь максимального комфорта и удобства офисных помещений. Дизайнеры продумали не только все детали «сегодняшнего офиса», но и предусмотрели перспективы развития банка. Мебель полностью совместима со всеми моделями серии, следовательно, при дальнейшем росте компании не придется менять мебель — достаточно будет ее просто дополнить».

Доставка

Наличие такой бесплатной услуги как доставки мебели со склада зависимости от существующих ресурсов продавца, суммы договора и пожеланий заказчика. Помимо сокращения временных затрат, переложить хлопоты по перевозке и установке мебели на мебельную компанию выгодно еще и потому, что все повреждения, возникшие в результате транспортировки, а также недокомплект автоматически становится проблемой продавца, а не покупателя.

Транспортировка мебели может потребоваться не только после ее покупки, но также и при переезде в новый офис. Ряд мебельных компаний, имеющих свои транспортные подразделения, предлагают клиентам льготные услуги по перевозке приобретенной у них мебели.

Установка

Сборка значительно реже входит в пакет бесплатных сервисных услуг, чем доставка. Однако при большой сумме контракта или долговременном договоре на комплексное «мебельное обеспечение» можно рассчитывать, что мастера в комбинезонах с логотипом производителя быстро и качественно соберут приобретенную мебель, и им не придется платить из расчета 20 евро в час.

Но даже в том случае, если бесплатная сборки не предполагается, следует рассмотреть возможность вызова бригады сборщиков-профессионалов - их участие также позволит сэкономить время и значительно снизит количество возможных негарантийных поломок. Что весьма актуально, поскольку некоторые отечественные производители дают на свою мебель гарантию в 5 и даже 7 лет.

Гарантийное сопровождение

Если какой-то из предметов мебели требует ремонта или замены, компания-продавец должна осуществить ремонт, согласно своим гарантийным обязательствам. Однако обязательства эти часто ничем не подкреплены – в документах нет ни описания гарантийных случаев, ни уникальных номеров изделия. Это дает возможность производителю единолично решать, будет ли он осуществлять ремонт или нет.

К тому же, по словам Дмитрия Бондаренко, следует помнить, что «гарантия не распространяется на дефекты, возникшие в результате неправильной эксплуатации мебели. Гарантия не действует на механические повреждения, возникшие после передачи товара клиенту - при транспортировке, перемещении, использовании мебели (сколы, трещины, изломы, порезы, потертости); на повреждения покрытия в результате неправильной эксплуатации и обслуживания; на брак, ставший результатом неправильной самостоятельной сборки или при изменении конструкции мебели».