Если зарплата не выдана в срок

Обстоятельства могут сложиться так, что работник не получит заработную плату своевременно. Как в этом случае поступить бухгалтеру, чтобы обезопасить фирму от штрафных санкций, вы узнаете из статьи.

По данным трудовых инспекций, среди проводимых проверок плановые составляют  только 40%, а все остальные связаны с обращениями граждан. Любой человек может сообщить о нарушении на работе своих прав или  прав всего коллектива. На основании его жалобы инспекторы вправе провести внеплановую проверку. Поводом для подачи жалобы может стать нарушение работодателем сроков выдачи заработной платы.

ФИРМА НЕ ПЛАТИТ АВАНС

Согласно статье 136 Трудового кодекса заработную плату необходимо выплачивать не реже чем каждые полмесяца. Однако так поступают далеко не во всех компаниях.

Непослушание...

Подобное положение вещей, закрепленное в главном трудовом документе страны, не нравится как некоторым бухгалтерам, так и отдельным работникам. У бухгалтеров увеличивается объем работы, а сотрудники, которые получают «черную» зарплату, не видят смысла в «белом» копеечном авансе. Предпочитают зарплату раз в месяц и те, у кого она официальная. В этом случае решающую роль играет психологический фактор: людям приятно получать более крупные суммы денег.

Однако далеко не все думают так же. В любой организации есть сотрудники, которым гораздо удобнее получать зарплату два раза в месяц. Как правило, именно эти работники инициируют проверку трудовой инспекции, и это им в полной мере удается. Сотрудники трудовых инспекций считают, что нарушать установленный в Трудовом кодексе порядок нельзя. Ни по той причине, что у фирмы нет средств, ни даже с согласия работников, которые зачастую сами пишут заявления с просьбой платить им деньги раз в месяц. Такие заявления проверяющие считают недействительными: они ограничивают права работников. Если инспекторы обнаружат, что бухгалтер выдает зарплату один раз в месяц, это будет зафиксировано как нарушение сроков выплаты зарплаты со всеми вытекающими последствиями.

...грозит наказанием

Сотрудники трудовых инспекций  прежде всего оштрафуют фирму и ее руководство за нарушение законодательства о труде по статье 5.27 КоАП РФ. Так, штраф на руководителя фирмы составит от 500 до 5000 руб., а штраф на саму фирму — от 30 000 до 50 000 руб. Инспекторы могут обойтись и без штрафа: они вправе просто приостановить деятельность фирмы на срок до 90 суток. Если руководитель фирмы, несмотря на требования трудовой инспекции и начисленные штрафы, будет и дальше выплачивать зарплату раз в месяц, ему грозит дисквалификация на срок от года до трех лет.

Кроме того, инспектор может обязать фирму выплатить всем работникам компенсацию за все полумесячные просрочки. Подобную компенсацию начисляют на всю сумму, которую не выдали в срок, исходя из 1/300 ставки рефинансирования за каждый день просрочки (ст. 236 ТК РФ). Ставка рефинансирования на сегодняшний день составляет 10,5%. Это не много, однако сумма компенсации может получиться весьма внушительной: период, который могут проверять работники трудовых инспекций, закон не ограничивает. То есть инспектор может постановить, чтобы фирма выплатила своим работникам компенсацию за все годы,  проверенные им.

Сумму начисленной работникам компенсации не надо облагать НДФЛ. Это следует из пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса. Согласно данному пункту налог не начисляют на законодательно установленные компенсационные выплаты. Также не придется платить ЕСН (подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ), пенсионные взносы (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ), взносы на травматизм (п. 10 постановления Правительства РФ от 07.07.99 № 765).

Обратите внимание: в статье 236 Трудового кодекса установлен только минимальный размер компенсации. Однако размер денежной компенсации может быть повышен коллективным или трудовым договором. Значит, прописанный в них размер компенсационной выплаты будет нормой, в пределах которой начислять все эти налоги не надо.

Если вы не выполните предписание трудовых инспекторов, они обратятся в суд и потребуют, чтобы организация устранила все допущенные нарушения и выплатила работникам положенную компенсацию. Инспекторы могут поступить и по-другому: сообщить о нарушениях в прокуратуру, которая предпримет более серьезные действия.

Учтите, наказать работодателя могут и сами недовольные сотрудники. В случае задержки заработной платы на срок более 15 дней они вправе приостановить работу (известив работодателя об этом в письменной форме) на весь период до выплаты задержанной суммы. Об этом прямо сказано в статье 142 Трудового кодекса. Правда, есть категории работников, которые не вправе так поступать, — это военные, спасатели, пожарные, сотрудники правоохранительных органов, госслужащие, работники, которые обслуживают опасные виды производств, обеспечивают энергообеспечение, отопление, связь, тепло-, водо- и газоснабжение, сотрудники «Скорой помощи».

Чтобы работник вновь приступил к своим обязанностям, отправьте ему уведомление о том, что выплатите задержанную заработную плату в день его выхода на работу. Сотрудник должен приступить к выполнению своих обязанностей не позднее следующего рабочего дня после получения подобного уведомления.

Запасной выход

Некоторые организации, не желая выплачивать зарплату два раза в месяц, пытаются как-то прикрыть свои действия. Например, они делают в конце месяца две расчетно-платежные ведомости, одна из которых, за первую половину месяца, фиктивная. Работники подписывают обе ведомости в один день — фактической выдачи зарплаты. Учтите, этот способ имеет большой недостаток: сотрудник трудовой инспекции может проверить, поступали ли деньги в кассу для выплаты зарплаты или перечислялись на карточки сотрудников.

Некоторые бухгалтеры поступают иначе: они депонируют начисленную за первые полмесяца зарплату как якобы неполученную. Чтобы не рассчитывать размер этой зарплаты исходя из отработанного сотрудниками фирмы времени, бухгалтеры просто устанавливают фиксированную сумму аванса для всех работников, например 3000 руб. Подобный вариант, на первый взгляд, безопасен. Однако и он имеет свой недостаток. Дело в том, что в статье 136 Трудового кодекса речь идет о зарплате, которую необходимо выдавать два раза в месяц, но никак не об авансе. В письме Роструда от 08.09.2006 № 1557-6 сказано, что при определении размера аванса следует учитывать время, отработанное сотрудником, или объем выполненной работы. То есть начисление аванса без учета этих показателей инспекторы могут посчитать нарушением.

КАК ПЛАТИТЬ НАЛОГИ

Итак, вы решили, что проще выполнить требование Трудового кодекса и выдавать зарплату два раза в месяц. Тогда стоит разобраться, как в этом случае платить НДФЛ. Нужно ли удерживать и перечислять этот налог в бюджет частями — с каждой выданной части заработной платы?

НДФЛ нужно заплатить в бюджет не позднее дня получения в банке наличных денежных средств на выплату зарплаты или перечисления ее на счета сотрудников. Однако в пункте 3 статьи 226 Налогового кодекса сказано, что рассчитывать НДФЛ организация должна по итогам каждого месяца. Если  деньги выплачиваются раньше,  действует правило «иных случаев», предусмотренное в пункте 6 статьи 226 НК РФ: платить НДФЛ нужно не позднее дня, следующего за днем фактического получения дохода сотрудником. Такой датой согласно статье 223 Налогового кодекса следует считать последний день месяца, за который был начислен доход. То есть удерживать и перечислять в бюджет налог на доходы физических лиц организация должна только по итогам месяца. Это подтверждают Минфин и УФНС России по г. Москве в своих письмах от 06.03.2001 № 04-04-06/84 и от 29.03.2006 № 28-11/24199 соответственно. Чиновники указали, что с промежуточных выплат не надо перечислять в бюджет ни НДФЛ, ни ЕСН. Не нужно платить в середине месяца и пенсионные взносы, и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Сумму всех этих налогов и взносов определяют по итогам каждого месяца (п. 3 ст. 243 НК РФ, п. 1 ст. 23 Закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ и п. 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 № 184).

МАЛЕНЬКИЕ СОВЕТЫ

Заработная плата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца. День выдачи компания должна установить в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном или трудовом договоре. Так сказано в 136-й статье Трудового кодекса.

Дни выплаты денег укажите в правилах внутреннего трудового распорядка, трудовых договорах и коллективном договоре, если он есть. Это должны быть конкретные даты, а не расплывчатые фразы «не позднее 20-го числа следующего месяца» или «после 10-го числа следующего месяца».

Если день выдачи заработной платы совпал с праздничным, выплатите деньги своим работникам накануне (ч. 8 ст. 136 ТК РФ). Если  сотрудник уходит в отпуск, нужно рассчитаться с ним за три дня до этого (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

ПРЕДПРАЗДНИЧНЫЕ ХЛОПОТЫ

Существует и еще одна ситуация, когда практически все фирмы не выдают зарплату в срок. Это зарплата перед праздниками, которую все работники без исключения предпочитают получать до их наступления. Пример тому — приближающиеся майские праздники. В этой ситуации, чтобы не нарушить требования закона, но и не обидеть собственных сотрудников, необходимо выполнить несколько условий.

Прежде всего предварительно договоритесь с банком о том, что вы снимите деньги на зарплату раньше обычного. Как показывает практика, любое кредитное учреждение без каких-либо проблем идет на это, поскольку Центробанк разрешает выдавать деньги на зарплату раньше времени, если приближаются праздники. Например, данный вопрос был рассмотрен в телеграмме Банка России от 16.12.2005 № 148-Т. После того как вы договорились с банком, решите, как оформить предпраздничные выплаты: выдать деньги авансом или начислить заработную плату.

Начисляем заработную плату

Безусловно, досрочные выплаты за апрель можно оформить как заработную плату. Дело в том, что Трудовой кодекс не запрещает выдавать сотрудникам деньги раньше, чем предусмотрено в положении об оплате труда. Все расчеты с персоналом следует провести в последний рабочий день месяца, когда табели учета рабочего времени закрыты и все итоги подведены.

Учтите, если вы оформляете выплаты как зарплату, в банк вместе с чеком на выдачу денег нужно будет отнести три платежных поручения: по налогу на доходы физических лиц, по пенсионным взносам и по взносам на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Деньги авансом

Предположим, вы решили выплатить деньги в двадцатых числах апреля, не дожидаясь последнего рабочего дня. В этом случае не пишите в расходном кассовом ордере «заработная плата за апрель». Дело в том, что основанием для расчета заработной платы служат табели учета рабочего времени (форма № Т-12 (если учет ведут вручную) и форма № Т-13 (если учет ведется на компьютере), утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). А закрыть эти табели до того, как закончится месяц, невозможно. Поэтому до последнего рабочего дня апреля, пока нет итоговых данных об отработанном сотрудниками времени, выданные досрочно деньги считаются авансом.

Никаких налогов и взносов начислять с авансов не нужно. Все обязательные начисления нужно делать по итогам месяца, которые можно определить только на последнее число. Об  этом мы уже говорили выше.

Сумма аванса может быть любой — как 50% от зарплаты, так и все 100. Выдав 100-процентный аванс, вы сразу убьете двух зайцев: отдадите сотрудникам все причитающиеся им деньги и избавите себя от необходимости в спешке рассчитывать налоги и готовить платежки. Правда, в этом случае вы столкнетесь с дилеммой: когда платить налог на доходы физических лиц, пенсионные взносы и страховые взносы от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний? Ведь срок их уплаты привязан к дате получения в банке денег на выплату заработной платы.

Так, уплатить пенсионные взносы нужно в срок, установленный для получения в банке денег на оплату труда за истекший месяц, но не позднее 15-го числа следующего месяца (абз. 2 п. 2 ст. 24 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ). Но заметьте, на оплату труда за истекший месяц, а не на аванс за текущий. Это позволяет предположить, что перечислить взносы можно в следующем месяце, в тот день, когда вы согласно первоначальному соглашению с банком должны были получить деньги на зарплату. Перечислить взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний нужно в этот же срок, правда, не ограниченный 15-м числом (п. 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.03. 2000 № 184).

Удастся ли вам, получая деньги для авансов, убедить банк в том, что пенсионные и страховые взносы вы вправе перечислить в следующем месяце, зависит только от вас и ваших отношений с банком. Формулировки Трудового кодекса можно трактовать по-разному, поэтому  вполне возможно, что вы беспрепятственно получите деньги. Если банк окажется несговорчивым и потребует от вас платежные поручения на оплату взносов, придется эти взносы рассчитать и перечислить в бюджет.

С налогом на доходы физических лиц все проще: в данном случае вы должны заплатить его не позднее дня, следующего за последним днем месяца (п. 6 ст. 226 и п. 2 ст. 223 НК РФ). То есть уплата НДФЛ за апрель выпадет на первый рабочий день мая (п. 7 ст.  6.1  НК РФ). Срок уплаты ЕСН установлен еще более четко: перечислить в бюджет этот налог надо будет до 15 мая (п. 3 ст. 243 НК РФ).

Если вы выдали 100-процентный аванс, а сотрудник его полностью не отработал, например заболел в конце месяца, внесите исправления в учет на основе данных табеля учета рабочего времени. Пересчитайте его доход и начисленные налоги. Деньги, переплаченные  работнику, удержите из следующей зарплаты. Переплаченные налоги можно зачесть в счет будущих платежей.

РАБОТНИК ЗА ЗАРПЛАТОЙ НЕ ПРИШЕЛ

В заключение рассмотрим самую простую ситуацию, когда бухгалтер не выдал деньги в срок по причинам, от него совершенно не зависящим. Например, в период, когда выдавали аванс или зарплату, работник был на больничном, в командировке, в отпуске за свой счет или в отгуле. Ведь предприятия имеют право хранить деньги в кассе на выплату зарплаты в течение трех дней. Так говорится в пункте 9 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного решением совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40.

Депонирование

Итак, невыданные денежные суммы нужно депонировать и сдать на расчетный счет в банк. Для этого кассир должен построчно проверить в расчетно-платежной ведомости росписи в получении денег и суммировать выданную зарплату.

Напротив фамилий тех, кто не получил заработную плату, в графе «Деньги получил» в форме № T-49 «Расчетно-платежная ведомость» или графе «Подпись в получении денег» в форме № Т-53 «Платежная ведомость» надо проставить штамп или написать от руки «Депонировано». Эти бланки утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Депонированные деньги сдайте в банк и на сданные суммы составьте один общий расходный кассовый ордер. Сумму депонированной зарплаты отразите проводками:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76-4

— депонирована не полученная работниками заработная плата;

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50-1

— депонированная заработная плата внесена на расчетный счет.

Учет расчетов с работниками, чья зарплата депонирована, надо вести в книге учета депонированной заработной платы или в специальном реестре. Книга депонентов открывается на год, и для каждого сотрудника в ней отводится отдельная строка, в которой указываются его табельный номер, фамилия, имя, отчество и депонированная сумма. Унифицированного бланка книги (реестра) депонентов нет. Можно воспользоваться формой, которая приведена в письме Минфина СССР от 06.06.60 № 176.

Образец приведен на с. 66.

Выдача депонента

Когда сотрудник вновь выйдет на работу, снимите депонированные деньги в банке и выдайте ему заработную плату по расходному кассовому ордеру (форма № КО-2, утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88). Дату и номер расходного кассового ордера укажите в книге депонентов или реестре депонированной заработной платы. При выдаче депонированной заработной платы сделайте в учете следующие проводки:

ДЕБЕТ 50-1 КРЕДИТ 51

— получены деньги в банке на выдачу депонированной заработной платы;

ДЕБЕТ 76-4 КРЕДИТ 50-1

— выдана работнику депонированная заработная плата.

Если работник, чья зарплата была депонирована, не востребует ее в течение трех лет, то депонированную сумму нужно будет включить в состав прочих доходов:

ДЕБЕТ 76-4 КРЕДИТ 91-1

— невостребованная заработная плата включена в состав прочих доходов.

Порой случается весьма скорбное событие — работник умер. Тогда заработную плату, не полученную ко дню его смерти, нужно выдать членам семьи, совместно проживающим с ним, либо лицам, которые были на иждивении умершего сотрудника.

Депонент не всегда законен

В статье 136 Трудового кодекса сказано, что заработная плата выплачивается сотруднику, как правило, в месте выполнения им работы. Данное пояснение актуально в случае, когда сотрудники работают вдали от бухгалтерии. То есть работник не обязан тратить свободное время на поездку в офис за своими деньгами. Можно лишь попросить его сделать это в течение рабочей смены, однако сотрудник может и не согласиться. О депоненте в данном случае речи нет. Ведь работодатель не обеспечил сотруднику получение зарплаты в том порядке, который определен Трудовым кодексом.