Новая форма справки № 2-НДФЛ: порядок заполнения

Недавно Федеральная налоговая служба утвердила новую форму справки № 2-НДФЛ. Эту форму налоговые агенты должны использовать при подаче сведений о доходах налогоплательщиков — физических лиц за 2006 год. Представить в налоговые органы сведения необходимо до 1 апреля 2007 года. Однако новая форма может пригодиться бухгалтерам уже сейчас — при выдаче справки о доходах по заявлению работника.

Новая форма справки о доходах физических лиц № 2-НДФЛ утверждена приказом ФНС России от 13.10.2006 № САЭ-3-04/706@ (далее — приказ № САЭ-3-04/706@). Этим же приказом утверждены рекомендации по заполнению справки, справочники, необходимые для ее заполнения, а также форматы сведений о доходах по форме № 2-НДФЛ в электронном виде.

Согласно разъяснениям на сайте ФНС России налоговые агенты должны представлять в налоговые органы справки о доходах, полученных физическими лицами в 2006 году, по новой форме с даты вступления в силу указанного приказа. Поскольку конкретный срок вступления в силу в приказе не указан, он начинает действовать по истечении 10 дней с момента опубликования[2], то есть с 10 декабря 2006 года.

Налоговыми агентами признаются организации и физические лица, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получает доходы, подлежащие обложению НДФЛ. К налоговым агентам относятся российские организации, постоянные представительства иностранных организаций, коллегии адвокатов, адвокатские бюро, юридические консультации, а также индивидуальные предприниматели. Отдельной категорией налоговых агентов признаются нотариусы, занимающиеся частной практикой, и адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты.

Представлять справки о доходах физических лиц по форме № 2-НДФЛ в налоговую инспекцию по месту постановки на учет налоговые агенты обязаны:

— ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом;

— в течение одного месяца с момента, когда налоговый агент не смог удержать у налогоплательщика — физического лица исчисленную сумму налога.

Обратите внимание: сведения о сотрудниках обособленных подразделений организации подают в налоговую инспекцию по месту постановки на учет (местонахождению головного офиса).

При ликвидации (снятии с учета индивидуального предпринимателя) либо реорганизации организации справки о доходах физических лиц представляются за истекший налоговый период.

Такие справки налоговые агенты представляют в налоговые органы на магнитных носителях, по телекоммуникационным каналам связи или на бумажных носителях. Сдавать бумажную отчетность имеют право только те налоговые агенты, которые выплачивали доход не более чем 10 физическим лицам.

Кроме того, налоговые агенты обязаны выдавать указанные справки физическим лицам по их запросам. С 10 декабря 2006 года для этого используется новая форма справки.

Что изменилось

Новая справка почти не отличается от той, которая применялась до сих пор. Но есть несколько новшеств, о которых следует рассказать подробнее. Начнем со структуры справки и порядка ее заполнения.

Разделов стало меньше

Прежняя форма справки № 2-НДФЛ содержала шесть разделов. Однако решением ВАС РФ от 22.06.2006 № 4221/06 раздел 6 «Сведения о перечислении налога в бюджет» был признан не соответствующим Налоговому кодексу. Поэтому в новой форме всего пять разделов. Но прежде чем перейти к особенностям их заполнения, остановимся на заглавной части. Теперь в ней указывается не только присвоенный справке порядковый номер, но и дата ее составления. Напомним, что раньше эта дата указывалась в самом конце справки после подписи налогового агента.

Раздел 1 «Данные о налоговом агенте». В пункте 1.1 этого раздела налоговые агенты — физические лица проставляют свой идентификационный номер (ИНН). Когда в роли налогового агента выступает организация, то помимо ИНН она указывает и код постановки на налоговый учет (КПП). Если сведения заполняются на работников обособленных подразделений организации, после ИНН организации приводится КПП по месту нахождения обособленного подразделения.

Обратите внимание: в разделе 1 появился новый обязательный пункт 1.3 «Код ОКАТО». Налоговые агенты — юридические лица отражают в этом пункте код муниципального образования, на территории которого расположена организация или обособленное подразделение[3]. Если налогоплательщик, на которого заполняется справка, получал доход в нескольких обособленных подразделениях организации, расположенных в разных муниципальных образованиях, то необходимо заполнять справку по каждому такому образованию на основе соответствующих налоговых карточек.

Налоговые агенты — индивидуальные предприниматели, частные нотариусы и адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, указывают код ОКАТО по месту их жительства.

Раздел 2 «Данные о физическом лице — получателе дохода». В этом разделе больше не нужно указывать пол налогоплательщика. В пункте 2.5 «Гражданство» проставляется код страны, гражданином которой является налогоплательщик. Однако на практике доход может выплачиваться лицу без гражданства. Раньше такая ситуация не была предусмотрена в справке. Теперь при выплате дохода лицу, у которого нет гражданства, налоговый агент указывает код 999.

Есть новшество и для тех, кто выплачивает доходы физическим лицам, не являющимся налоговыми резидентами Российской Федерации. В справке по доходам нерезидентов пункт 2.8 «Адрес места жительства в Российской Федерации» они имеют право не заполнять. Достаточно заполнить пункт 2.9 «Адрес в стране проживания».

Как следует из рекомендаций по заполнению справки, приведенных в приказе № САЭ-3-04/706@, можно не заполнять и пункты 1.4 и 2.1, в которых указываются номер телефона налогового агента и ИНН налогоплательщика соответственно. Если, конечно, такие данные отсутствуют.

Раздел 3 «Доходы, облагаемые налогом по ставке __%». В заголовке раздела проставляется ставка налога, в отношении которой заполняется справка. Это могут быть не только ставки, предусмотренные Налоговым кодексом, — 13, 30, 9, и 35%, но и ставки, установленные в соответствующем соглашении об избежании двойного налогообложения.

Графы «Код дохода» и «Код вычета» раздела 3 налоговый агент заполняет только при наличии положительной суммы дохода или вычета соответственно.

Раздел 4 «Стандартные и имущественные налоговые вычеты». Этот раздел заполняется, только если налогоплательщику предоставлялись стандартные или имущественные налоговые вычеты. Вид вычета и его сумма отражаются в пункте 4.1. По имущественным налоговым вычетам необходимо заполнить пункты 4.2, 4.3, 4.4 и 4.6, по стандартным налоговым вычетам — пункт 4.5.

Раздел 5 «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода» заполняется только при наличии соответствующих данных.

И наконец, лицо, которое подписывает справку, помимо фамилии и инициалов обязано указать свою должность.

Порядок представления справки

Как и в прошлом году, если физическое лицо получает доходы, облагаемые по разным ставкам НДФЛ, налоговые агенты должны заполнить и представить отдельные справки по каждой ставке.

Сведения о доходах физического лица, в отношении которого налоговый агент производит перерасчет НДФЛ за предшествующий налоговый период, нужно оформить в виде новой справки. Однако теперь при ее составлении необходимо указать номер ранее представленной справки и новую дату составления. Напомним, что раньше в такой ситуации проставлялись новый номер и дата справки.

Налоговые агенты, которые представляют справки на бумаге, вправе заполнить их от руки, но обязательно разборчивым почерком. Исправления в справке не допускаются.

Справочники

Обновлены и справочные материалы, которые налоговые агенты используют для заполнения некоторых граф справки. Так, значительно сокращен перечень документов в справочнике «Коды документов».

А в справочник «Коды доходов» включены новые коды. В частности, для дохода в виде процентов (за исключением процентов по облигациям с ипотечным покрытием, эмитированным до 1 января 2007 года) предусмотрен код 1011. Суммы вознаграждений директорам и иные аналогичные выплаты, получаемые членами органа управления организации, указываются с кодом 2001. Код 2012 проставляется для сумм отпускных выплат, а код 2300 — для пособий по временной нетрудоспособности. Доходы в виде процентов, получаемых по срочным пенсионным вкладам в банках, внесенным на срок не менее шести месяцев, указываются с кодом 3021. При этом в справочнике больше нет кода дохода 2020, который раньше использовался для отражения выплат в погашение задолженности по оплате труда.

Из перечня кодов вычетов, используемых при заполнении раздела 3 справки, исключены коды социальных налоговых вычетов, предусмотренных статьей 219 НК РФ. Дело в том, что в справке о доходах налогоплательщика, которую подают налоговые агенты, данные вычеты не учитываются. Налогоплательщик, который претендует на социальные налоговые вычеты, должен подать в налоговую инспекцию декларацию по НДФЛ и соответствующее заявление.

В перечень включены два новых кода: 601 «Суммы, уменьшающие налоговую базу по доходам, полученным в виде дивидендов» и 602 «Иные суммы, уменьшающие налоговую базу».

Пример заполнения справки

Исходные данные. В.С. Петров в 2006 году работал в московском (головном) офисе ОАО «Альфа» (ИНН 7710000000, КПП 771001001, код ОКАТО 45286580000). В.С. Петрову выплачивалась заработная плата в размере 10 000 руб. в месяц. Заработная плата в организации выдается 5-го числа месяца, следующего за отработанным.

С 12 по 25 июня 2006 года В.С. Петров находился в отпуске. В июне ему выплатили отпускные в сумме 4730 руб. Соответственно зарплата за июнь составила 5333 руб.

По заявлению работника в течение 2006 года ему предоставлялись стандартные налоговые вычеты в размере 400 руб. согласно подпункту 3 пункта 1 статьи 218 НК РФ.

В феврале В.С. Петров получил материальную помощь — 5000 руб.

С сентября 2006 года В.С. Петров был переведен на работу в обособленное подразделение организации — Верхневолжский филиал ОАО «Альфа», который расположен в г. Твери (КПП 690001001, код ОКАТО 28401000000), с тем же окладом.

С 15 по 30 ноября 2006 года В.С. Петров болел. В декабре ему выплатили пособие по временной нетрудоспособности в сумме 5000 руб. Заработная плата за период с 1 по 14 ноября составила 5000 руб.

Кроме того, в декабре В.С. Петров получил ежегодную премию в размере оклада — 10 000 руб.

Правила заполнения. Согласно новым правилам организация должна заполнить по доходам В.С. Петрова две справки: одну по доходам, которые выплатил московский офис организации, а другую — по доходам, полученным работником в обособленном подразделении в г. Твери.

Справка № 1. При заполнении справки о доходах, которые В.С. Петров получил в головном офисе организации, в пункте 1.1 указываются ИНН и КПП организации, а в пункте 1.3 — код ОКАТО по месту нахождения организации. В данной справке будут отражены доходы налогоплательщика за период с 1 января по 31 августа 2006 года включительно.

В заголовке раздела 3 указывается ставка налога, по которой облагаются отраженные в справке доходы, — 13%. Затем последовательно вносятся записи о выплаченных доходах по месяцам. Имейте в виду, что при отражении в справке размера отпускных, полученных в июне, в графе «Код дохода» необходимо проставить новый код — 2012.

Справка № 2. В справке о доходах, полученных В.С. Петровым в обособленном подразделении организации, в пункте 1.1 указывается ИНН организации, а КПП по месту нахождения обособленного подразделения (г. Тверь). В пункте 1.3 также проставляется код ОКАТО по месту нахождения обособленного подразделения. В данной справке отражаются доходы В.С. Петрова в период с 1 сентября по 31 декабря 2006 года. В разделе 3 «Доходы, облагаемые по ставке _ %» для пособия по временной нетрудоспособности, выплаченного В.С. Петрову в ноябре, в графе «Код дохода» приводится код 2300.

Образцы заполнения справок см. в приложении.

[1] В 2007 году 1 апреля приходится на воскресенье, и поэтому представить сведения можно до 2 апреля включительно.

[2] Приказ ФНС России от 13.10.2006 № САЭ-3-04/706@ опубликован в «Российской газете» № 268 от 29 ноября 2006 года.

[3] Значение кода ОКАТО содержится в Общероссийском классификаторе объектов административно-территориального деления ОК 019-95 (ОКАТО).