Составление описей – завершающий этап работы кадровой службы по подготовке документов к передаче на архивное хранение. Какие повседневные задачи можно решить с помощью правильно оформленной описи? Какие требования предъявляются к ее составлению? Поговорим об этом прямо сейчас.
Для чего нужны
Для чего нужны описи
Кадровик несет ответственность не только за сохранность документов по личному составу, но и за их четкое оформление. Важным этапом в упорядочении и обработке документов является составление описей.
Опись дел – справочник, который раскрывает состав и содержание документов, закрепляет их систематизацию внутри всего комплекса документов и учитывает их. Опись представляет собой систематизированный перечень дел с указанием их порядковых номеров. Она помогает не только учитывать документы и обеспечивать их сохранность, но и облегчает поиск необходимых материалов. Базовым нормативно-методическим документом для составления описей служат Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.)
Опись предоставляет кадровику возможность оперативно ориентироваться в массиве документов и своевременно получать необходимую информацию, например, при составлении справки о трудовом стаже. Ведь именно опись в кратчайшие сроки предоставляет сведения о порядковом номере дела, в котором хранится необходимый приказ или другой документ. Давайте подробно рассмотрим, по каким правилам систематизируются и в каком порядке нумеруются дела в описи.
Последовательность расположения дел в описи по личному составу
Систематизация и нумерация дел в описи
Главное правило, которое необходимо соблюдать при составлении описи, – это располагать заголовки дел в соответствии с выбранной схемой систематизации. Признак систематизации дел в описи по личному составу устанавливается по выбору составителя, исходя из состава и объема документов.
Обычно дела в описи систематизируются по хронологии, то есть в пределах календарного года, и образуют так называемые годовые разделы описи. А в крупных организациях дополнительно внутри года дела могут систематизироваться по структурным подразделениям. Например, в годовой раздел описи за 2005 год друг за другом включаются дела отдела кадров и бухгалтерии.
Далее дела размещаются по своей значимости – по видам документов, то есть по номинальному признаку**. Как правило, в описи по личному составу дела располагаются в определенной последовательности, обусловленной именно своей значимостью***. Например, сначала в опись включаются приказы (о приеме, переводе, увольнении), а потом личные дела. В свою очередь дела с приказами располагаются по хронологии, а личные дела и личные карточки – по алфавиту фамилий работников.
Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Порядок нумерации дел в описи – валовый, причем один за несколько лет. Например, последний номер дела в годовом разделе описи за 2004 год – № 23, тогда первый номер дела за 2005 год – № 24. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером. Это правило также относится к обязательным при составлении описей.
Из чего состоит опись
Для того чтобы составить опись, кроме правил систематизации и нумерации дел в ней, необходимо иметь представление о составляющих частях описи. Итак, посмотрим, из чего состоит этот документ:
- титульный лист (содержит информацию, определяющую принадлежность документов, внесенных в опись, в том числе наименование организации, а также номер описи и крайние даты всех документов);
- оглавление (перечисляет названия основных разделов описи);
- предисловие (содержит краткую историю организации, перечисляет основные виды документов, вошедшие в опись, описывает порядок систематизации дел в описи);
- описательные статьи (раскрывают содержание документов, составляют основную часть описи);
- итоговая запись (закрепляет количество дел, фиксирует особенности их учета (пропущенные, литерные номера));
- список сокращений (содержит все сокращенные слова и понятия, вошедшие в опись, а также их полное обозначение).
Титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений составляют справочный аппарат описи.
Состав описательной статьи****
| Обязательные реквизиты |
Необязательные реквизиты |
| Порядковый номер дела |
Индекс дела по номенклатуре |
| Заголовок дела |
Указание на подлинность (копийность) документа |
| Крайние даты документов в деле |
Степень полноты документов дела |
| Количество листов в деле |
Внешние особенности документа |
Алгоритм составления описи
Описательные статьи
Объектом описания в описи выступает дело (единица хранения). Описание каждого дела и представляет собой описательную статью*****. В итоге опись состоит из перечня описательных статей, расположенных в порядке их валовой нумерации в соответствии со схемой систематизации.
Самым главным поисковым реквизитом описательной статьи является порядковый номер дела, а самым главным информационным реквизитом – заголовок дела. Основное требование к заголовку дела – обеспечить полное соответствие действительному содержанию дела. Как правило, заголовок переносится в опись с обложки дела без изменений. Важное правило при составлении описей – даты дела указывают к каждому делу в соответствующей графе независимо от того, имеется в заголовке дела дата или нет.
Мнение специалиста
Николай ЦАПУК, директор Центрального объединенного архива департамента здравоохранения Москвы:
– При составлении описей на документы по личному составу необходимо особое внимание уделить приказам о предоставлении отпусков работникам. Дело в том, что все виды отпусков так или иначе влияют на установление трудового стажа и назначение пенсии. Например, в настоящий момент в льготный трудовой стаж определенных категорий работников включаются периоды ежегодных оплачиваемых и других отпусков, а также периоды временной нетрудоспособности*. Кроме того, в стаж работы, дающий право на досрочное назначение пенсии по старости включается период нахождения женщины в отпуске по беременности и родам**. И специалисты Пенсионного фонда часто запрашивают у работодателей эти документы. Именно поэтому необходимо особое внимание уделить вопросу хранения приказов о предоставлении отпусков работникам. Практика показала, что установленный законодательством срок хранения этого вида документа – пять лет – несоизмеримо мал. Очевидно, что в ближайшее время этот норматив будет пересмотрен. И эти приказы справедливо будут храниться, как и большинство кадровых приказов, 75 лет. Рекомендуем кадровикам бережно относиться к указанным документам и обязательно включать их в описи документов по личному составу.
* Пункт 6 Правил исчисления периодов работы, дающих право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости (утверждены постановлением Правительства РФ от 11 июля 2002 г. № 516).
** Информационное письмо Минтруда России № 7392-ЮЛ и Пенсионного фонда РФ № ЛЧ-25-25/10067 от 4 ноября 2002 г. «О зачете в стаж работы, дающей право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости, периода нахождения женщины в отпуске по беременности и родам».
|
О чем еще необходимо знать
При составлении описи необходимо соблюдать еще несколько правил.
Если в деле содержатся документы за несколько лет, то оно располагается в описи по дате его заведения, но при этом оно упоминается в последующих годовых разделах описи, то есть на него составляется аннотация. Например, книга учета сотрудников, уво-ленных за 1999–2000 годы, помещается в раздел описи за 1999 год с присвоением порядкового номера 27, а в разделе за 2000 год заголовок дела повторяется, но номер ему не присваивается и делается ссылка в графе «Примечание»: см. дело № 27 за 1999 год.
Если в опись подряд вносятся дела с однородным содержанием и одинаковыми заголовками, то полностью пишется только заголовок первого дела, а все остальные заголовки обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах (крайние даты, количество листов) вносятся в опись полностью. Однако на каждом новом листе описи повторяющийся заголовок воспроизводится заново и полностью.
Описание дел составляется по установленной для всех организаций единой форме (образец см. ниже).
Составление описей на личные дела уволенных работников
Личные дела могут располагаться в отдельных делах на одного работника, а могут представлять собой комплекс (наряд) личных дел.
Обычно личные дела в описи систематизируются по году увольнения работников, а внутри годового раздела – по алфавиту фамилий (в больших организациях дополнительно по структурным подразделениям). При описании одного личного дела указывается Ф.И.О. работника в именительном падеже, крайние даты его приема и увольнения с работы. Если фамилии полностью совпадают, то дела систематизируются по буквам имени и отчества.
Например, сначала Иванов Виктор Иванович, затем Иванов Владимир Ильич. Дела, которые содержат комплект личных дел, тоже систематизируются по алфавиту. Например, сначала сборники, содержащие личные дела уволенных на буквы А–Н, потом на буквы О–Я. Кроме того, личные дела можно также располагать в отдельной описи и систематизировать только в алфавитном порядке без учета даты увольнения сотрудников. Решение о схеме систематизации личных дел принимается каждой организацией самостоятельно.
* См. № 4, 8, 2006.
** Признаки систематизации дел в описи аналогичны признакам заведения дел (см. № 8, 2006, стр. 40).
*** См. подверстку на стр. 41.
**** Эти сведения помещаются в графы 1–6 описи.
***** См. подверстку на стр. 42.
