Пособие по организации корпоративных праздников

Корпоративный праздник как явление, само по себе имеет длинную и почтенную историю. Мы начинаем ее отсчитывать с тех времен, когда корпорациями принято было называть профессиональное объединение людей в средневековой Европе.Корпоративные праздники сегодня имеют совсем другие формы, но и по сей день, их главная задача осталась прежней – сплотить членов организации вокруг корпорации, и подчеркнуть ее состоятельность во всех смыслах этого слова.

Виды корпоративных праздников

Среди специалистов сложилось следующее разделение корпоративных праздников по формам и целям:

Презентации

Из всех видов корпоративных праздников, этот – наиболее официален и имеет, как правило, четкую «привязку» к своему тематическому поводу. По составу участников презентация ориентирована на VIP приглашенных, т.е. на людей полномочных принимать важные решения. Этим и продиктован достаточно сухой, официальный характер мероприятия, где основное внимание уделено тому вопросу, ради которого и организована сама презентация.

Презентация может быть организована для деловых партнеров, инвесторов, представителей СМИ или местных властей и как правило посвящена вводу в действие новых производственных и торговых площадей, запуску новых технологий или продуктов.

Основную часть такого праздника занимает представление презентуемого продукта или технологии. Это представление может проходить в виде своего рода мини экскурсии, и дополнено выступлением главы компании. Завершать презентацию может краткая пресс-конференция и фуршет.

Стиль проведения такого праздника достаточно строг и официален.

Местом проведения избираются презентаций избираются гостиницы, деловые центры. В особых случаях презентация может происходить на территории представляемого производственного объекта.

Стиль одежды соответствует мероприятию и предполагает деловой костюм со стороны гостей.

Угощение предлагается легкое, без спиртного. Это может быть кофе-брейк, или легкий официальный фуршет.

Из развлечений может быть предусмотрено выступление музыкального ансамбля во время фуршета.

Банкет

Банкет, пожалуй, наиболее традиционный вид корпоративных праздников, уходящий своими корнями в седую древность. По составу участников, он, как и презентация тяготеет к категории VIP приглашенных. Поводом для проведения классического банкета может быть юбилей компании или торжественное событие в ее жизни , например заключение важного контракта.

Самой своей сутью банкет диктует и место, и форму проведения праздника.

Банкет проводят в ресторанах и специальных банкетных залах. И основную часть такого праздника, несомненно, составляет вкушение праздничного обеда, где кушанья перемежаются с торжественными речами руководителей компании.

Протокол проведения официально банкета достаточно строг и не приемлет никакого легкомыслия. Присутствующие рассаживаются за столом согласно протоколу. Форма одежда – официальное вечернее платье или костюм.

Развлечения предлагаются строгие и не менее официальные: беседы с приглашенными и выступление музыкального ансамбля.

Домашние праздники

«Домашние праздники» это более демократичный способ проведения корпоративных праздников. Такой стиль проведения корпоративных праздников подразумевает приглашение гостей на территорию предприятия, с организацией экскурсии по нему и совместным обедом.

На «домашние праздники» приглашают деловых партнеров, с которыми планируют установить менее формальные отношения, журналистов, а так же родственников сотрудников компании. Разумеется – по отдельности.

Протокол таких посещений менее формален, чем презентация. Гостям демонстрируют повседневный ход работы компании, и ее устройство так сказать «изнутри». Особенно положительное впечатление этот формат корпоративных мероприятий производит на журналистов, и родственников сотрудников компании. Экскурсию может завершить демократичный фуршет в корпоративной столовой или концерт, организованный силами сотрудников.

Особенного протокола такие мероприятия не предполагают, стоит лишь четко придерживаться разработанного сценария, и следить что бы гости, особенно юные, не «разбредались» по территории предприятия.

Сам стиль проведения домашнего праздника – подчеркнуто демократичный, должен сближать организаторов и гостей, настраивая их на веселый и добродушный лад.

Корпоративные выезды на природу (пикники)

Корпоративные пикники по своей сути еще более «семейные», если так можно выразиться мероприятия чем все выше перечисленные. На пикники не приглашают чужих и веселье носит демократичный, компанейский характер. Главная цель пикника – это возможность познакомиться с коллегами в новой обстановке, отдохнуть от рабочей суеты и установить дружеские неформальные отношения. Кстати, чаще всего корпоративные выезды на природу организуются в компаниях, руководство которых ставит своей целью сблизить сотрудников, или в тех организациях . где уже сложился сплоченный дружеский коллектив.

Сценарий таких корпоративных праздников абсолютно демократичен, на природе все равны, и директор и секретарь. Однако при планировании выездов на природу, организаторам такого праздника, стоит очень тщательно проработать вопросы транспорта, питаний – и главное сценарий праздника, для того, что бы ваш пикник не превратился в банальную пьянку.

Тематические праздники

Тематические праздники стоят несколько особняком в названном выше ряду. Организовываясь по знаменательному для компании поводу, эти праздники могут быть совершенно различными по форме. В зависимости от пожеланий участников. Новый год, Рождество, день рождения компании, профессиональный праздник медицинских работников или восьмое марта – вот типичные примеры тематических праздников, которые отмечают различные компании.

Тематические праздники организуются «для своих», а потому, обстановка проведения таких мероприятий достаточно демократична.

Главным отличием тематического праздника от остальных корпоративных увеселений становится сам повод, по которому собрались сотрудники. Повод праздника (например – Новый год) должен соответствующим образом обыгрываться и в оформлении помещения и в сценарии вечеринки. Не сделав этого, вы превратите свои праздники в нескончаемые клонированные застолья под однообразную музыку на фоне традиционных салатов.

Итак – главное для тематического праздника – это интересный и подходящий именно вашей компании сценарий.

Как вы поняли корпоративные праздники могут быть совершенно разными, но все они требуют к себе внимания и специальной подготовки. И только тогда, когда организатор вложит в праздник частичку души, выдумку и профессионализм, ваш праздник может стать чем-то большим, чем совместное поедание банкетных блюд.

Хорошо подготовленный экспромт

Или – без чего веселья не будет.

Давайте вкратце повторим, какие же именно компоненты необходимы для организации полноценного корпоративного праздника.

Как я уже писала ранее, удачный праздник может получиться тогда и только тогда, когда вы не поленитесь потратить время для его подготовки, и постараетесь предусмотреть выход из некоторых неприятных ситуаций. Перед вами несколько потенциальных опасностей, с которыми вы, в роли корпоративного Деда Мороза, непременно столкнетесь.

Быстренько собрались – и вперед!

Как ни соблазняет вас возможность быстренько собраться за полчаса до конца рабочего дня и побросать на стол в той же спешке купленные накануне продукты, а в качестве подарков использовать набор канцелярских товаров с фирменной символикой не стоит попадаться в ловушку «экспромта». Даже если ваш праздник будет проходить в офисе и ограничиться скромным фуршетом и поздравлением друг друга, подготовиться все же стоит. И в первую очередь необходимо назначить человека, который будет отвечать за подготовку мероприятия. Только в этом случае, вы сможете быть уверенными, что количество спиртного будет соответствовать приглашенным, а еду не придется раскладывать на бумажки, потому что никто не догадался купить одноразовую посуду. Что же касается подарков, то и здесь стоит подумать заранее. Например провести анонимный опрос сотрудников на какие подарки они рассчитывают и что в приделах указанной суммы хотели бы получить.

Веселие на Руси – есть питие…

Одна из основных опасностей, подстерегающих устроителя корпоративных праздников, состоит в том, что по старой российской традиции любой праздник через пару часов плавно превращается в пьянку. Конечно, для того чтобы коллектив "оттянулся" необходимо некоторое количество спиртного. Рассчитайте коллективную "дозу" и строго пресекайте попытки несознательных граждан сбегать за добавкой. И все же, корпоративные вечеринки имеют гораздо больше общего с детским утренником, - те же стихи, веселье и подарки. А потому необходимо заранее позаботиться о культурной программе. Замечательно если в вашем новогоднем капустнике примет участие и молодежь и кто-то из "патриархов" вашей компании. Вы можете использовать такой проверенный ход, как концерт, состоящий из переделанных известных шлягеров. Тем для переделки множество: и новогодние поздравления, и песни про конкретных сотрудников или отделы компании.

Праздновать вместе?

Часто бывает так, что коллектив компании состоит из неоднородных по своему составу подразделений. Если в вашей компании большой штат рядовых служащих или специфика вашей работы не позволяет прерывать производство, организуйте две различные вечеринки, с разной программой. Если же в вашей компании принято отмечать корпоративные праздники вместе, то организаторам стоит проследить за тем, что бы развлекательная программа и меню были равно приемлемы для всех участников. Глупо затевать танцы, если на одного кавалера приходиться с пол десятка разгоряченных дам - обид не миновать.

А сейчас товарищ Иванов расскажет нам об успехах транспортного отдела

Другая опасность, подстерегающая организатора корпоративной вечеринки, состоит в том, чтобы не увлечься "производственной" тематикой. Конечно, у вас на празднике будут и поздравления разным подразделениям вашей компании и награждение лучших сотрудников. Но не стоит превращать новогоднюю вечеринку в отчетно-перевыборное собрание по итогам года. Выступление руководства, вместе с награждениями и поздравлениями от отделов, не должны занимать больше 30 - 40 минут. Поверьте - голодные сотрудники, стоя вокруг стола, больше слушать все равно не в состоянии.

Мне не дорог твой подарок, дорога твоя любовь…

Конечно, подарок ценен не только сам по себе, но и как способ выражения внимания и признательности. И все же стоит подумать заранее и о самом предмете подарка. Не стоит дарить всякие безделушки вроде мягких игрушек. В сумочку они не поместятся, и их скорее всего забудут на столе. Обидно и вам, и человеку, жаль потраченное время. Если вы планируете дарить небольшие подарки, то лучше остановиться на полезных мелочах: недорогих настольных часах, декоративных календарях и ручках. Дамам подойдут маникюрные наборы, мужчинам - зажигалки и сигаретницы. Главное, чтобы ваш подарок принес пользу и был в радость.

Эх, дороги…

Если вы доставляете сотрудников на место празднования организованно, например большим автобусом, то стоит позаботиться и об обратном отбытии. Например, организовать доставку нагулявшихся гостей микроавтобусом до ближайшей станции метро. Если большинство ваших сотрудников «моторизированы», позаботьтесь, чтобы рядом с местом празднования была подходящая автостоянка.

Шеф - это лицо фирмы. И это лицо должно быть трезвым

Если ваша компания отличается хорошими отношениями в коллективе, то, скорее всего и праздники вы будете справлять вместе. Демократично. С народом. И здесь руководству компании и организаторам вечеринки необходимо быть начеку. Быть руководителем невозможно только по рабочим дням. Для своего коллектива - вы пример всегда и во всем. Танцевать директор должен с передовиком производства, а не с той симпатичной дамой, как бы вам этого ни хотелось. Тосты произносить придется за процветание компании и успехи отдельных подразделений, даже если до того, вы считали подобное занятие ниже своего достоинства. Так что, наверное, здесь стоит подготовиться заранее. Текст приветственной речи, кстати, можете поручить написать главному массовику-затейнику вашей компании.

Ели, пили, веселились. Подсчитали - прослезились

Новогодний вечер, как и любой праздник, рано или поздно походит к своему концу. И лучше, чтобы этот конец был запланирован вами. Никто не ожидает от участников корпоративной вечеринки, чтобы они досиживали до первых петухов. Гораздо правильнее заранее рассчитать время окончания вашего праздника и объявить всем участникам, с какого по какой час он состоится. Для того чтобы красиво завершить ваш празднике жизни, предложите например всем присутствующим спеть "отходную песню", что настроит их на веселый лад и напомнит, что пора и честь знать.

Не стоит упускать также из виду и официальную "сдачу-приемку" помещений. Человек, ответственный в вашей компании за проведение мероприятия, должен после окончания праздника вместе с администрацией клуба или ресторана сдать помещение под роспись. Иначе есть очень серьезный риск получить счет на поломанную мебель и разбитые унитазы.

Неподготовленный праздник хуже... да не знаю, что может быть хуже неподготовленной вечеринки, разве что боевики Талибана и Аль-Кайды в гостях! Так что стоит проявить каплю смекалки и предусмотрительности - и лучший в году праздник запомниться вам надолго.

Вот вопросы, которые необходимо задать организаторам праздника или самому себе, если мероприятие поручено вам.

Памятку можно оформить в виде таблицы, записав вопросы в левой колонке, а ответы и примечания - в правой.

Общие вопросы.

• Тема и форма мероприятия (презентация, банкет, пикник, новогодняя вечеринка и т.д.)
• Дата проведения
• Место проведения
• Количество гостей
• Бюджет всего мероприятия (сколько выделено средств).
• Кто отвечает за организацию мероприятия? Имена и телефоны ответственных лиц с стороны нанятых организаций (ресторана, агентства, транспортной компании и пр.)
• Есть ли сценарий? (если нет, то кому поручено написать)
• Написаны ли тексты (тезисы) выступлений? (Для бизнес - мероприятий).
• Есть ли гардероб? Охраняется ли он?
• Номера телефонов в месте проведения
• Как будет оформлено место проведения праздника (цветочные композиции, украшения из воздушных шаров, новогодние композиции и пр.). Кто за это отвечает?
• Есть ли на месте проведения туалет, освещение, вода, отопление, место для фуршета, кофе-брейка, обслуживающего персонала, мытья посуды, подогрева блюд и пр.
• Есть ли на месте проведения место для подключения и установки оборудования бизнес - центра?
• Есть ли на месте проведения рекреационная зона (место для активного отдыха, танцев и игр)?
• Необходим ли бизнес-центр? Кто отвечает за его организацию?
• Какое оборудование необходимо?
• Проверить оборудование бизнес - центра (компьютеры, подключение к Интернету, факс, принтер, телефоны, мебель, трибуна, доска для записей, проектор с компьютером, экран, проекционный или плазменный телевизор, оборудование для синхронного перевода, акустика, микрофоны, осветительное оборудование).
• Что уже есть в наличии?
• Кто отвечает за аренду и доставку?

Питание.

• Сколько средств выделяется на питание?
• Кто отвечает за организацию питания? Имена и телефоны.
• Планируется ли выездное или стационарное ресторанное обслуживание (кофе-брейк, фуршет, банкет)?
• Разработка и утверждение меню.
• Кто обслуживает кофе-брейк, фуршет и пр., сервирует стол, закупает продукты?
  Для кофе-брейка, банкетов, фуршетов необходимо проверить наличие столов, стульев, посуды, скатертей, горячей воды, сахара, чая, кофе, закусок, минеральной воды, соков, алкогольных напитков – количество, наименования.

Развлечения.

• Разработана ли развлекательная программа праздника? Кто за нее отвечает?
• Проверить наличие музыкальных записей и аудио-видео оборудования.
• Проверить наличие необходимого оборудования для организации развлечений (конкурсов, игр, танцев и пр.).
• Будут ли призы?

Организационные вопросы.

• Есть ли список приглашенных?
• Проверены ли все должности, адреса, ФИО, телефоны?
• Изготовлены ли приглашения? Если нет, то кто будет делать?
• Отправлены ли приглашения и когда?
• Подтвердили ли адресаты свою явку?
• VIP-приглашенные? Предусматривается для них отдельные столы (обслуживание)?
• Планируется ли регистрация гостей?
• Необходимы ли бэйджи (именные таблички) для гостей и организаторов?
• Место для регистрации, специальный сотрудник. Кто встречает гостей?
• Как организована охрана мероприятия?
• Как решен вопрос с транспортом? (заказ автобусов, места для парковки личного транспорта). Ответственное лицо.

Информационное освещение мероприятия.

• Планируется ли раздача подарков, информационных материалов (программа,
  тексты выступлений, сувениры, рекламные проспекты и др.)
  Степень готовности? Когда они будут раздаваться?
• Будут ли размещены плакаты (афиши) на месте проведения (приветственные, рекламные)
• Необходим ли общественный резонанс, освещение в СМИ?
• Есть ли журналисты в общем списке приглашенных?
• Планируется ли пресс-конференция или брифинг?
  Кто отвечает за проведение? Есть ли пресс-релиз? Проекты итоговых документов?
• Будут ли дополнительные объявления в СМИ?
• Предусматривается ли видеосъемка, приглашение профессионального фотографа?