Когда сотрудник работает в свой отпуск

Иногда сотрудники, жертвуя своим отдыхом, обращаются к руководству с просьбой предоставить им возможность поработать во время своего очередного отпуска. Естественно, за дополнительное вознаграждение. Как правило, в таких ситуациях с трудоголиками заключают договор подряда. Однако это далеко не лучший способ решения проблемы.

Отвечает Минфин

Вопросу отнесения затрат по договору подряда к базе по налогу на прибыль специалисты Минфина посвятили свои письма от 6 мая 2005 г. № 03-03-01-04/1/234, от 6 февраля 2006 г. № 03-03-04/2/26. В них финансисты однозначно разъяснили, что компания не вправе относить подобные расходы ни к одному из видов расходов. Чиновники объясняют свою позицию тем, что в составе затрат на оплату труда уже учтены начисленные этому работнику отпускные.

Однако специалисты финансового ведомства сами подсказали выход из сложившейся ситуации. Например, если «вызволение» работника из отпуска связано с производственной необходимостью, то проблема решается, например, путем переноса отпуска. Если сотрудник не против, то период отдыха можно разделить на части или отозвать его, предоставив последующие отгулы.

Дополнительный отпуск

В начале этого года финансовые работники разрешили фирмам в полном объеме включать в расходы оплату дополнительного отпуска за ненормируемый рабочий день (письмо от 13 января 2006 года № 03-03-04/2/5). Однако чиновники поставили условие: обязательное соблюдение статьи 119 Трудового кодекса, то есть такой отпуск должен продолжаться не менее трех дней. Специалисты Минфина сослались на то, что предоставление отпуска за ненормируемый рабочий день является существенным условием договора. Если такой пункт прописан в трудовом соглашении или правилах внутреннего распорядка организации, то этого достаточно для того, чтобы упомянутые затраты снижали базу по налогу на прибыль.

Кроме того, Минфин пояснил вопрос, касающийся отнесения расходов по дополнительным отпускам при многосменном режиме. В частности, финансисты разъяснили, что эти траты включаются в расходы на оплату труда, но только с тем условием, что предоставление дополнительных отпусков предусмотрено коллективным договором или, например, приказом по фирме (письмо Минфина от 27 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/143).

Гуляем за свой счет

Еще одним спорным моментом, с которым часто сталкиваются бухгалтеры, является вычет по НДФЛ в ситуации, когда работник берет отпуск за свой счет. Так чиновники утверждали, что удержание предоставляется работнику только за тот период, в котором у него был доход (письмо Минфина от 7 октября 2004 г. № 03-05-01-04/41). Поэтому стандартный налоговый вычет не накапливается в течение налогового периода и не подлежит суммированию нарастающим итогом при отсутствии налоговой базы за отдельные месяцы. В конце 2005 года с ними согласились и представители налоговой инспекции: «стандартный налоговый вычет не предоставляется в случае отсутствия выплат за данный месяц», – констатировали они (письмо ФНС от 31 октября 2005 г. № 04-1-02/844@).

Несложные расчеты

Часто бывает, что сотрудник перед уходом в отпуск болел или брал отпуск за свой счет. В этом случае расчетный период отработан им не полностью. Как рассчитывать отпускные в подобных ситуациях, Трудовой кодекс ответа не дает. Здесь нужно руководствоваться Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением правительства от 11 апреля 2003 г. № 213 (далее – Положение).

Например, количество календарных дней в том случае если месяц отработан не полностью рассчитывается так (п. 9 Положения):

Количество рабочих дней, приходящихся на отработанное время, по 5-дневной рабочей   неделе

х

1,4

=

Количество календарных дней, приходящихся на отработанное время

При условии повышения в расчетном периоде оплаты труда зарплата за этот период увеличивается на коэффициент повышения окладов. Так, если сотрудник идет в отпуск в июле, а с мая его оклад повысили с 5 до 6 тысяч рублей, то апрельский заработок нужно увеличить в 1,2 раза (6000 руб. : 5000 руб.).

Пример

Работник ООО «Нарцисс» А.Л. Кисляков уходит в отпуск 1 июня 2006 года на 28 календарных дней. Месячный оклад работника с января по март 2006 года был равен 15 000 руб. С апреля ему установлен оклад в размере 18 000 руб. В расчетный период для определения отпускных вошли три месяца: март, апрель и май.

Для расчета отпускных зарплата работника за март должна быть увеличена в 1,2 раза (18 000 руб. : 15 000 руб.).

Апрель и май отработаны Кисляковым полностью, а в марте он проболел с 20-го по 24-е число включительно, то есть пять рабочих дней. Всего в марте 22 рабочих дня. Таким образом, на отработанное время приходится 17 рабочих дней (22 – 5).

Заработок работника за март для оплаты отпускных бухгалтер ООО «Нарцисс» рассчитал следующим образом:

15 000 руб. х 1,2 : 22 дн. х 17 дн. = 13 909 руб.

Продолжительность расчетного периода для исчисления отпуска была рассчитана так:

17 дн. х 1,4 + 29,6 дн. х 2 мес. = 83 дн.

Общая сумма начислений за расчетный период составила:

13 909 руб. + 18 000 руб. + 18 000 руб. = 49 909 руб.

Средний дневной заработок А.Л. Кислякова для определения отпуска бухгалтер ООО «Нарцисс» посчитал так:

49 909 руб. : 83 дн. = 601 руб.

Размер отпускных составит:

601 руб. х 28 дн. = 16 828 руб.