Трудовая книжка - документ, знакомый не только кадровику, но и всему населению нашей страны. Именно трудовая книжка многие годы является главным документом о трудовой деятельности большинства граждан России. Что же на самом деле представляет собой всем известная трудовая книжка? Насколько актуальна она как документ о трудовом стаже работника в настоящее время? Каков правильный порядок приобретения, учета и хранения бланков трудовых книжек?
Зачем нужна трудовая книжка
Несмотря на то что в последние годы трудовое и пенсионное законодательство сильно изменилось, трудовая книжка по-прежнему не утратила своей значимости.
В связи с вступлением в силу Федерального закона об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования* изменился порядок определения размера и назначения пенсии. Раньше пенсия назначалась на основании трудовой книжки в соответствии с выработанным стажем. После принятия закона практическое значение приобрели страховые взносы каждого работника в Пенсионный фонд. У трудовой книжки появилась «двоюродная сестра» - справка по форме СЗВ-К, благодаря которой сведения о трудовом стаже, выработанном до 31 декабря 2001 года, поступают в Пенсионный фонд. И показалось, что трудовые книжки больше не нужны.
Но в то же время и в Правилах ведения и хранения трудовых книжек**, и в статье 66 Трудового кодекса четко написано, что «трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника». А согласно статье 65 ТК РФ, трудовая книжка - документ, предъявляемый при приеме на работу и заключении трудового договора. Кроме того, при назначении пособия по временной нетрудоспособности и исчислении непрерывного трудового стажа трудовая книжка также используется кадровиками для получения необходимой для этого информации.
Из истории трудовой книжки
Днем рождения трудовой книжки по праву можно считать 20 декабря 1938 года. Именно в этот день было принято постановление правительства «О введении трудовых книжек»*. Тогда же была установлена плата за бланк трудовой книжки - 25 копеек, а за ее утерю взимался штраф 25 рублей.
Утвержденная в 1938 году форма трудовой книжки просуществовала 35 лет. И лишь в сентябре 1973 года Советом Министров было принято новое постановление «О трудовых книжках рабочих и служащих»**, где утверждалось, что трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности граждан. Вручать трудовые книжки предписывалось в торжественной обстановке в присутствии коллектива и представителей общественных организаций. Плата за трудовую книжку устанавливалась в размере 50 копеек, а за вкладыш к ней - 30 копеек.
Затем форма трудовой книжки не менялась в течение еще 30 лет. Трудовые книжки нового образца были введены в действие с 1 января 2004 года постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Трудовые книжки старого образца не отменены и продолжают действовать.
Какие серии трудовых книжек в какой период выпускались
| Трудовые книжки |
Вкладыши в трудовые книжки |
|
Серия
|
Год выпуска
|
Серия
|
Год выпуска
|
|
АТ-1
|
1974-1976
|
АТ-1
|
1974-1980
|
|
АТ-2
|
1977-1979
|
АТ-2
|
1981-1987
|
|
АТ-3
|
1980-1982
|
АТ-3
|
1988-1994
|
|
АТ-4
|
1984-1985
|
АТ-4
|
1995-2003
|
|
АТ-5
|
1986-1989
|
ВТ
|
2004
|
|
АТ-6
|
1990-1992
|
|
|
|
АТ-7
|
1993-1997
|
|
|
|
АТ-8
|
1997-2000
|
|
|
|
АТ-9
|
2001-2003
|
|
|
|
АТ-10
|
2003
|
. |
|
|
ТК
|
2004
|
. |
. |
* -Постановление СНК СССР от 20 декабря 1938 г. № 1320.
** -Постановление Совета Министров СССР от 6 сентября 1973 г. № 656.
|
Таким образом, трудовая книжка продолжает выполнять свою функцию основного документа о трудовой деятельности работника. Поэтому очень важно знать, как правильно организовать работу с трудовыми книжками, в том числе правильно их приобретать, учитывать, выдавать. И очень важно знать, как выглядит трудовая книжка установленного образца, чтобы избежать оформления приема на работу по подложному документу.
Портрет нашей современницы
Появившаяся в январе 2004 года новая трудовая книжка серьезных внешних изменений по сравнению со своей предшественницей не претерпела. Герб СССР на обложке заменен на герб РФ, сама обложка теперь не зеленая, а серая, и формат документа уменьшен до размера паспорта. Взамен прежних 40 страниц в новой трудовой книжке 44 страницы.
Однако при разработке новых бланков серьезное внимание было уделено скрытым средствам защиты от подделок. В их числе - светящаяся в ультрафиолете надпись «Трудовая книжка» и специальный шов, которым скреплены листы бланков, исключающий возможность замены листов. Для трудовых книжек создана специальная бумага с водяным знаком, состоящим из аббревиатуры «ТК».
Порядок приобретения бланков
Законодательством установлен не только новый порядок изготовления бланков, но и новый порядок обеспечения ими работодателей. Производитель бланков - Московская печатная фабрика «Гознак» - заключает договор на изготовление бланков только с организациями, которые могут обеспечить должную охрану документам. На сегодняшний день на распространение трудовых книжек уполномочены ООО «СпецБланк», ГУП «Главснаб Правительства Москвы», ЗАО «Разносбыт».
Для получения бланков трудовых книжек работодателю необходимо оформить на фирменном бланке своей организации письмо-заявку в адрес организации-распространителя с указанием количества необходимых форм.
Порядок учета и хранения
В связи с тем что трудовые книжки являются документом строгой отчетности, законодательством определен порядок их учета и хранения***. Каждая организация обязана вести Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них****. Посмотрим, как нужно вести названные регистры.
Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей в нее. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией организации. Книга учитывает бланки трудовых книжек до тех пор, пока они не превратятся из простого бланка в личный документ какого-либо работника. Записи в данный учетный регистр вносятся сразу после получения бланков от распространителя. В книге обязательно указывают сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серий и номеров. А также вносят информацию о стоимости бланков (образец на стр. 50).
Как правило, плата за бланк трудовой книжки взимается с сотрудника, принятого на работу впервые, а плата за бланк вкладыша - с сотрудника, у которого закончились все страницы трудовой книжки раздела «Сведения о работе». Плата взимается с работника наличными деньгами по приходному ордеру. А также может быть внесена сотрудником на расчетный счет организации через Сберегательный банк. Ни в коем случае нельзя вычитать стоимость книжки из зарплаты сотрудника.
Необходимо помнить о случаях-исключениях, когда бланки трудовых книжек предоставляются сотрудникам бесплатно. Во-первых, если произошло чрезвычайное происшествие (пожар, наводнение), в результате которого трудовые книжки работников были повреждены. Во-вторых, если бланк трудовой книжки испортил сотрудник кадровой службы при первичном заполнении документа.
Деньги с работника за бланк трудовой книжки можно не брать, если это закреплено в локальном нормативном акте (например, в Правилах внутреннего трудового распорядка) или в приказе руководителя организации.
Списание испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним оформляется Актом о списании бланков строгой отчетности по форме 0504816, которая утверждена приказом Минфина России от 26 августа 2004 г. № 70н «Об утверждении инструкции по бюджетному учету».
Книга учета движения трудовых книжек. Трудовая книжка является личным документом работника, но весь период его работы она хранится в отделе кадров. Кадровой службой организации ведется Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В эту книгу вносятся сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилия, имя и отчество, серия и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу (образец).
Все листы в обоих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью руководителя и печатью организации. Законодательством также предусмотрено скреплять указанные книги сургучной печатью. К сожалению, данное требование очень тяжело воплотить на практике. Как выходят из этой ситуации ваши коллеги, читайте в подверстке «А как у вас?».
Если в вашей организации до сих пор не ведутся эти книги, вам надо как можно скорее заняться их оформлением. Отсутствие этих книг или неправильное их оформление является серьезным нарушением, за которое государственный инспектор обязан наложить штраф на работодателя.
В следующий раз мы расскажем, кем, когда и как заполняются графы № 12 и 13 в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, рассмотрим вопросы оформления трудовой книжки при приеме на работу, а также остановимся на сроках выдачи трудовой книжки при увольнении.
А как у вас?
Мы задали вопрос специалистам кадровых служб: как вы опломбируете Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них?
Анна Поддубная, менеджер по персоналу (г. Новосибирск): Сургучом мы не пользуемся. Мы прошнуровываем книгу, заклеиваем концы шнурка листочком бумаги и заверяем печатью организации.
Нелли Ноятова, помощник генерального директора по персоналу (г. Санкт-Петербург): В качестве самой печати использовала свою личную, металлическую печать. Предварительно составили приказ, что данная печать предназначена для книги учета. За сургучом обратились в почтовое отделение.
Юлия Одновол, инспектор управления персоналом (г. Балабаново Калужской обл.): Мне в свое время удалось договориться и опечатать книгу в местном почтовом отделении. Металлическая печать на предприятии была.
Оксана Куприянова, заместитель генерального директора по управлению персоналом (г. Саратов): У нас листы в книге пронумерованы. Книга прошнурована, хвостики ниток заклеены листиком, на который поставлена обычная печать организации.
|
* Федеральный закон от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ.
** Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.
*** Этот порядок утвержден постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.
**** Формы книг утверждены постановлением Минтруда России и Минсоцразвития России от 10 октября 2003 г. № 69.
