Документирование процедуры введения новой должности

В настоящее время многие коммерческие структуры из-за небольших масштабов своего предприятия возлагают на одного работника несколько функций, входящих в квалификационные обязанности разных специалистов, например:

В настоящее время многие коммерческие структуры из-за небольших масштабов своего предприятия возлагают на одного работника несколько функций, входящих в квалификационные обязанности разных специалистов, например: секретарь (он же часто инспектор по кадрам или бухгалтер), бухгалтер (он же инспектор по кадрам), что в дальнейшем может привести к неблагополучию фирмы. Ведь каждый работник должен весь свой максимум усилий, знаний и опыта направить на решение одной глобальной задачи предприятия, а не на множество мелких. В противном случае ни одна из этих задач не будет выполнена успешно.

Основой эффективной работы малого предприятия, наряду с другими факторами, является юридически правильное управление персоналом. Для того чтобы оформить введение новой должности в организационную структуру предприятия, необходимо:

  издать приказ о внесении изменений в штатное расписание;

  внести данные изменения в штатное расписание;

  разработать должностную инструкцию работника, например инспектора по кадрам.
Приказ о внесении изменений в штатное расписание - это нормативный правовой документ, процесс подготовки которого можно разбить на следующие этапы:

  изучение законодательных и нормативных актов, в соответствии с которыми создается данный приказ;

  выявление раннее изданных по этому вопросу всех распорядительных документов и анализ причин их неисполнения (если это необходимо);

  составление проекта документа;

  оформление проекта приказа, его согласование и подписание.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты:

  наименование организации;

  вид документа;

  дату и регистрационный номер;

  место издания;

  заголовок к тексту;

  текст;

  подпись;

  визы согласования.

Данный приказ согласовывается с главным бухгалтером и подписывается руководителем. После издания приказа необходимо внести данные изменения в штатное расписание.

После подписания приказа руководителем организации разрабатывается должностная инструкция на данного сотрудника.

Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый для регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Должностные инструкции играют организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Они позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между работниками, исключить параллелизм в выполнении отдельных работ, обеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности. Задача состоит в том, чтобы разработать такую должностную инструкцию, которая будет отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, с четкими и краткими формулировками.

Должностная инструкция работника разрабатывается на основе:

  Классификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (из него берется соответствующая квалификационная характеристика);

  Трудового кодекса Российской Федерации.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Ее обязательные реквизиты: наименование организации, гриф утверждения, название вида документа, дата, номер, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись.

Текст должностной инструкции состоит из шести разделов. Рассмотрим их.

1. Общие положения (устанавливается сфера деятельности сотрудника, порядок его назначения и освобождения от должности, замещения по должности во время отсутствия, подчиненность и режим работы).
2. Функции (перечисляются конкретные задачи, возложенные на сотрудника, указывается форма его участия в управленческом процессе).
3. Должностные обязанности (устанавливается порядок выполняемых функций, видов работ, отдельных поручений, этические нормы, которые должен соблюдать сотрудник).
4. Права (определяются права специалиста при выполнении им функциональных обязанностей).
5. Ответственность (устанавливаются виды наказаний за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и неиспользование своих прав).
6. Взаимоотношения (описываются те внутрифирменные связи и контакты, которые неизбежно возникают при выполнении сотрудником своих обязанностей).