Как развиваться, не теряя в качестве: постановка оптимальной системы кадрового документооборота

Всем известно, что активное развитие компании влечет не только позитивные последствия, но и создает ряд проблем: увеличение штата сотрудников, рост количества и уровня сложности бизнес-процедур, понижение управляемости

Всем известно, что активное развитие компании влечет не только позитивные последствия, но и создает ряд проблем: увеличение штата сотрудников, рост количества и уровня сложности бизнес-процедур, понижение управляемости системы. Едва ли не главной проблемой становится построение новой корпоративной структуры и определенная формализация как отношений внутри компаний, так и бизнес-процессов.

Иными словами, до тех пор пока в компании работает сравнительно небольшое число сотрудников (до 50 человек), они всегда могут договориться между собой, кто за что отвечает, кто когда приходит, какой проект ведет и т.д. Однако бизнес растет и развивается, в компанию с каждым днем приходят новые работники, и тут закономерно возникает острая потребность четкого разделения полномочий и ответственности, определения функций каждого сотрудника, профессионального контроля, контроля посещаемости и использования рабочего времени. В противном случае получается ситуация конфликта из анекдота бригадиров на стройке, вечно спорящих из-за того, что бригада каждого заканчивает рабочую смену и оставляет после себя строительный мусор, так что другая бригада, заступая на вахту, должна сначала убрать мусор, а потом начать работать, и так без конца.

Часто в таких случаях внутренняя структура компании и существующий кадровый документооборот не успевают за темпами развития бизнеса и новыми масштабами деятельности компании, и возникает определенный дисбаланс. Практика показывает, что подобную «болезнь» переживают около 90% активно развивающихся российских компаний.

Подобные проблемы с оптимизацией кадровой документации часто возникают также у уже сформировавшихся крупных компаний, желающих полностью перевести свой бизнес в легальную сферу и стать «публичными» субъектами бизнеса, а также у филиалов и представительств иностранных компаний в России.

«Никто не виноват, но что делать?»

Одним из эффективных инструментов построения новой корпоративной структуры компании являются постановка и внедрение оптимальной системы кадрового документооборота. Каковы же элементы, составляющие каровую документацию компании?

«Столбовой дорогой цивилизации…»

Возникает вполне резонный вопрос: а для чего вообще нужно внедрять кадровые документы, если до этого компания нормально существовала и развивалась без них? Не является ли это просто увеличением вала внутренних документов, создающим бюрократические барьеры и лишнюю головную боль для руководителя и больше ничего? Как показывает практика, при разумном подходе к постановке кадровой документации можно эффективно решить сразу несколько параллельных задач.

Во-первых, таким способом можно формализовать бизнес-процедуры, существующие в компании (например, в должностных инструкциях можно четко прописать обязанности конкретных сотрудников и обязательные требования к результатам их работы).

Во–вторых, это чрезвычайно простой и удобной инструмент, с помощью которого можно выстроить и закрепить документально новую корпоративную структуру, единые принципы корпоративной культуры и корпоративного стиля, соответствующую динамике развития компании.

В–третьих, введение кадровых документов позволяет добиться легального «баланса интересов» компании и ее сотрудников, а также избежать возможных будущих конфликтов и споров с работниками (распространенный пример: при нанесении значительного ущерба работником организации работодатель, как правило, предпринимает попытки взыскать убытки «неформально» или в длительном судебном процессе, тогда как существует намного более простой и эффективный механизм возмещения ущерба на основании подписанных с работниками договоров о полной материальной ответственности).

Наконец, в-четвертых, меры по постановке кадрового документооборота являются весьма результативной профилактикой рисков, связанных с проверками государственных контрольно-надзорных органов и важным шагом на пути формирования имиджа публичной компании.

Следует отметить, что переход к цивилизованным формам отношений компаний и их сотрудников является объективной тенденцией для российского бизнеса, идущего к стабильности и стремящегося выйти на мировой уровень. Как пример, в последнее время на рынке существует тенденция «обеления заработной платы». Зачастую уже сами сотрудники при приеме на работу предъявляют работодателю требования о легальной заработной плате, оформлении трудовой книжки, гарантий социального страхования, оплаты больничных и других элементов легального социального пакета.

«Здравствуйте: я – трудовой инспектор»!

Практика крупных корпораций показывает, что поставленная кадровая документация – один из центральных элементов правового обеспечения деятельности компании наряду со схемами налогообложения, корпоративной защитой, взысканием дебиторской задолженности, разработкой базы договоров, сопровождением сделок и т.д.

Ни для кого не секрет, что далеко не во всех компаниях на территории РФ трудовые отношения достаточно прозрачны и юридически регламентированы, что связано с общей низкой непопулярностью «белого бизнеса». Какие проблемы могут возникнуть у организации с налоговыми органами, знают практически все. А вот какие подводные рифы и опасности таит в себе отсутствие в компании необходимых социально-трудовых документов? Попробуем разобраться и поименовать основные риски, которые грозят невнимательному работодателю.

• Контролирующим органом в сфере трудовых отношений является Государственная инспекция труда, полномочия которой с принятием нового Трудового кодекса стали почти безграничными. Как правило, результатом первичной проверки соблюдения трудового законодательства в организации является наложение административного штрафа на должностных лиц компании и вынесение предписания об устранении допущенных нарушений. При повторном обнаружении нарушений трудового законодательства государственный инспектор труда имеет право вынести предписание о полном приостановлении деятельности предприятия до полного устранения выявленных нарушений, а также направить представление в суд о дисквалификации руководителя компании. К сожалению, за последний год приостановлением деятельности на период устранения нарушений трудового законодательства поплатились несколько московских компаний, вынужденных затем разрешать конфликты с трудовой инспекцией в затяжных судебных процессах.
• Отсутствие необходимых документов, четко регулирующих отношения работника и работодателя, создает весьма благоприятную почву для возможных конфликтов с работниками, от которых один шаг до жалоб в трудовую инспекцию и в суд. При этом нужно помнить, что добросердечный российский суд еще по старой советской традиции не всегда помнит о принципе равенства и состязательности сторон в процессе и в подавляющем большинстве случаев принимает сторону «слабой и обиженной» стороны в споре, в роли которой выступает работник. Как показывают данные судебной практики, опубликованные в бюллетене Верховного Суда РФ, за последние 3 года более 80% трудовых споров разрешены судами именно в пользу работников.
• Стоит вспомнить и о таком негативном последствии, как возможные дисфункции корпоративной системы управления, что является следствием отсутствия необходимых процедур и четкого разделения полномочий и ответственности между работниками внутри компании.

«А может ли быть иначе?»

Конечно же, проблема заключается еще и в недостатке опыта отечественных предпринимателей и в отсутствии годами складывающейся в западном обществе культуры «легального бизнеса». По данным бюллетеня Минтруда РФ, кадровая документация имеется всего лишь у 53% от общего числа российских компаний, причем в 35% организаций система кадровых документов неполна и далека от совершенства.

Проблемы формирования эффективной системы регулирования трудовых отношений с работниками в последнее время все чаще затрагивают филиалы и представительства западных компаний на российском рынке. В европейских странах, где традиции цивилизованного бизнеса насчитывают несколько веков, прозрачную и формализованную систему внутренних документов, в том числе кадровых документов, имеют практически все компании, относящиеся к крупному и среднему бизнесу. В последние годы данная тенденция стала актуальна и для российского рынка, что обусловило появление нового вида юридических и консалтинговых услуг – постановка (оптимизация) кадровой документации.

В связи с тем, что данные услуги находятся на стыке права, искусства управления человеческими ресурсами, бухгалтерского сопровождения и выстраивания стратегии развития компании, даже при наличии у компании собственного отдела кадров данная задача чаще всего решается специализированными консалтинговыми компаниями.

В завершении хотелось бы напомнить один афоризм Сенеки: «Если капитан корабля не знает, в какую гавань он плывет, ему ни один ветер не будет попутным». Любой работодатель – в своем роде капитан на корабле своего бизнеса. Думается, что наведение порядка в команде корабля не последний из факторов, обеспечивающих ему успешное плавание в намеченную гавань.