Правильный подход к “неправильному” начальнику
М.А. ОРЛОВА
Источник: Справочник секретаря и офис-менеджера
Каким бы вы хотели видеть своего начальника? Для большинства секретарей и по-мощников руководителей такой вопрос не вызовет трудностей. Стоит только отпустить на волю свою фантазию, и ответы посыпятся, как из рога
Каким бы вы хотели видеть своего начальника? Для большинства секретарей и по-мощников руководителей такой вопрос не вызовет трудностей. Стоит только отпустить на волю свою фантазию, и ответы посыпятся, как из рога изобилия. Какой он, хороший начальник?
Хороший начальник:
• вежливый,
• доброжелательный,
• терпеливый,
• в меру требовательный,
• хорошо объясняющий,
• справедливый,
• выдержанный,
• поощряющий инициативу и т. д.
Нравится? Конечно, да! Те администраторы, у которых именно такие руководители, могут считать, что им крупно повезло. Кому повезло меньше, с грустью сетуют, что их боссы:
• неорганизованные,
• непонимающие,
• недоступные,
• непоследовательные,
• несправедливые,
• недовольные,
• не… (продолжите сами).
Другими словами, этим администраторам достались “неправильные” начальники. Что делать?
|
Обратимся к статистике. Джон Моррисон (John Morrison), выпускник факультета психологии Университета в Талсе (University of Tulsa), США, в течение двух лет проводил исследование причин, по которым руководители не вызывают симпатий у подчиненных. Результаты этого исследования были затем опубликованы Американской психологической ассоциацией (American Psychological Association). Их главный итог заключается в следующем: непосредственный начальник представляет собой наибо-лее стрессовый фактор в работе для 60% сотрудников.
|
Это означает одно: вы не одиноки! Это первая хорошая новость. Вторая хорошая новость состоит в том, что не все так грустно и выход есть. Если вы думаете, что мы предлагаем перевоспитывать начальника и делать из него “правильного”, то вы ошибаетесь. Действительно, существуют способы воздействия на руководителя, однако они требуют подготовки, особых навыков и, кроме того, связаны с определенным риском.
Проще, надежнее и безопаснее начать с себя, с адаптации своего стиля работы и поведе-ния. Сколько типов руководителей, столько и тактик действий, всех не перечислишь. И все же можно предложить универсальный подход к “неправильному” начальнику, который выручит вас в любых ситуациях (или почти в любых):
1. Определите стиль управления начальника и примите его.
Опыт показывает, что наиболее часто встречаются два стиля управления: авторитарный и демократичный.
Авторитарный стиль можно распознать по следующим признакам: единоличность решений, большая дистанция в отношениях с подчиненными, требование сверхдисциплины, нетерпимость к возражениям, общение в форме приказов и распоряжений, предпочтение наказаний поощрениям.
|
Этот стиль управления потребует от помощника четкого исполнения стандартов и инструкций, соблюдения субординации, высокой организованности и сдержанности. В сложных случаях помощнику пригодятся такие качества, как стрессоустойчивость и профессиональная уверенность (ассертивность).
|
Демократичный руководитель, наоборот, открыт для общения, готов выслушать разные мнения, ожидает разумной дисциплины, поощряет инициативу, комбинирует методы мотивации.
|
Помощнику такого руководителя нужно использовать все преимущества демократичного стиля для повышения эффективности своей работы и личного профессионального развития, но не злоупотреблять предоставленной свободой.
|
В любом случае сначала определите тип работы своего руководителя, попытайтесь понять, почему он поступает так, а не иначе, а затем адаптируйте свой рабочий стиль таким образом, чтобы ваша помощь была более эффективной.
2. Выясняйте ожидания руководителя и оправдывайте их.
Одна из самых распространенных ошибок – полагаться на догадки. Недостаток информации может привести к неправильным решениям, в том числе к ошибочной оценке ожиданий руководителя и, как следствие, к ошибочным действиям.
Задавать вопросы – привилегия профессионала
Самый простой и надежный способ узнать, что от вас и вашей работы ожидает руководитель, – это спросить у него! Как говорил Конфуций: “Тот, кто задает вопросы, покажется глупым лишь на мгновение, а тот, кто ничего не спрашивает, обречен оставаться глупым на всю жизнь”.
|
Опытный помощник должен уметь предвидеть ожидания и рабочие предпочтения руководителя, читать “между строк” и действовать на опережение. Однако любое предвидение и прогнозирование опирается на предыдущий опыт и знания. Поэтому сначала лучше спросить…
| 3. Определите, что не нравится руководителю, и не делайте этого.
Нашим начальникам может не нравиться многое: опоздания, неадекватный внешний вид, беспорядок на рабочем месте, кое-как принятые телефонные сообщения и т. п. И еще больше им не нравится, когда это повторяется снова и снова.
Сделайте выводы и не повторяйте ни своих, ни чужих ошибок
|
Будьте наблюдательны, обращайте внимание на прямые и косвенные замечания и комментарии вашего руководителя, на его невербальную реакцию, причем по отношению не только к вам, но и к остальным сотрудникам.
|
4. Узнайте слабые стороны шефа и помогите ему их преодолеть.
|
Например, если ваш руководитель забывчив или слишком занят, чтобы помнить обо всем, держите его дела и расписание на контроле. Напоминайте, дважды проверяйте, выручайте и берите на себя часть его работы. Делайте это тактично и профессионально, сохраняя конфиденциальность (о его слабостях должны знать только вы и он), тогда руководитель непременно оценит вашу заботу.
|
Главное в должностной инструкции помощника – помогать своему начальнику выполнять
его должностную нструкцию
5. Не создавайте проблем сами.
Проблемный помощник в глазах руководителя – это “неправильный” помощник. Руководитель ожидает от помощника совсем другого, а именно – помощи в решении проблем.
6. Будьте управляемы.
Вы и ваш руководитель – это “команда”, успех работы которой зависит от обеих сторон. Однако роли в этой команде разделены четко: руководитель – ведущий, а помощник – ведомый.
Помощник подстраивается под руководителя, а не наоборот
|
Распределение ролей не только не исключает, но даже предполагает наличие у помощника инициативы и самостоятельности, но – в рамках его полномочий. Управляемость и исполнительность – это те компетенции, которые составляют основу доверия и надежности и защищают руководителя от неприятных сюрпризов.
|
7. Будьте лояльны.
Любой руководитель вправе рассчитывать на преданность своего помощника, на его готовность выручить в трудной ситуации, защитить его репутацию.
Лояльность – одна из основ доверия
|
В ряде случаев именно требование лояльности может превалировать над всеми остальными компетенциями помощника.
|
8. Проявляйте уважение.
Демонстрируйте уважение к руководителю: к его статусу, репутации, мнению (даже если вы с ним не согласны), стилю управления (даже если вам пока не удалось к нему привыкнуть).
|
Проявляйте уважение каждую минуту, в любых ситуациях: при персональных встречах и в присутствии сотрудников, посетителей и клиентов, в общении по телефону и в переписке, в выполнении заданий и инструкций. Результат не заставит себя ждать: в ответ вы заслужите уважение руководителя.
|
Нет “неправильных” начальников, есть неправильный подход к ним. Какими бы ни были наши руководители, они вправе рассчитывать на нас, нашу поддержку, наш профессионализм. Так не будем их разочаровывать!
М.А. ОРЛОВА,
тренер-консультант Школы менеджеров “Арсенал”,
член международной ассоциации профессиональных
администраторов (США)
|
