Подготовка к планёрке - это просто, это ваш шанс
Борис Метленко
Источник: Азбука "продажного" менеджера
Сегодня вы с удивлением узнали, что начальник решил стать ближе к народу и с понедельника вам предстоит отчитываться на ПЛАНЁРКЕ-ЛЕТУЧКЕ-ПЯТИМИНУТКЕ о проделанной работе и публично строить планы. Если вы понятия не
Сегодня вы с удивлением узнали, что начальник решил стать ближе к народу и с понедельника вам предстоит отчитываться на ПЛАНЁРКЕ-ЛЕТУЧКЕ-ПЯТИМИНУТКЕ о проделанной работе и публично строить планы. Если вы понятия не имеете с какого конца ко всему этому подойти и чего ждать - читайте дальше, пригодиться.
Видимо ваш шеф наконец-то добрался до какой-то книжки типа "Руководство коллективом для чайников" или ему посоветовали старшие товарищи. Вообще-то это одно из базовых правил работы руководителя:
1. Поставить задачу
2. Назначить исполнителей
3. Определить сроки исполнения
4. Контролировать исполнителей в процессе выполнения поручения.
Доклад на планёрке-летучке-пятиминутке подразумевает, что сотрудники сами себя нагружают и помогают себя же контролировать. А шеф будет сидеть, раздать новые поручения и делать пометки в своём ежедневнике. Эта процедура направлена на создание в коллективе атмосферы «Нам нечего скрывать - мы команда. Начальство держит руку на пульсе событий. Персонал не брошен. Большой брат следит за тобой».
Это для того, чтобы вы знали, какие мотивы двигают вашим руководством.
У меня для вас есть две новости: одна хорошая, а вторая… сами решите.
Хорошая новость: не многие руководители способны пунктуально выполнять свои же собственные правила. (вся эта заморочка с планёрками может скоро кончится)
Ещё одна новость: Если ранее в Вашей организации это не было принято, значит, грядут перемены и вам предоставляется шанс сделать так, чтобы вас заметили и оценили. Я говорю о карьере.
Итак «Как составить план и отчитаться» (и при этом остаться в живых ):
1. Ваши планы должны быть реальными.
Реальный план это тот, за которым стоит живое дело. Дело, которое вы хорошо знаете, и представляете себе как его выполнить от первого и до последнего шага. На любой вопрос, поставленный до- или во- время работы, вы должны дать чёткий и обстоятельный ответ. (Руководители мыслящие конкретными, а не расплывчатыми категориями это ценят).
Приведу примеры, как отличить абстрактного шефа от конкретного. Шеф, мыслящий чётко, пользуется в речи оборотами, каждое слово которых можно увидеть и пощупать. «Я не вижу результатов». «Покажите мне, что именно вы сделали». «Вас не видно, вы не ощущаетесь на работе». «Возьмите это на себя» и т.д. он нацелен на результат, его стихия точные цифры и точные даты. Шеф мыслящий абстрактно, и только абстрактно будет звучать так: «Наметим перспективы». «Обговорим возможности взаимодействия», «Ваше поручение должно быть выполнено максимально быстро». Такой человек, как правило, нацелен на процесс. Он может делать кучу работы, он постоянно чем-нибудь занят, но на выходе результат близкий к нулевому. (Для тех, кто в курсе, что такое НЛП: Шеф конкретный – кинестетик-визуал или визуал- кинестетик. Абстрактный шеф – аудиал. Проверьте, понаблюдайте.)
2. Включайте в план непроверямые задания. (Имитатор кипучей деятельности) Непроверяемые планы – это та область вашей деятельности, которую невозможно проверить, если не сидеть у вас над душой неотрывно весь рабочий день. Зачем это нужно? А вот зачем. Какие бы программы вы не разрабатывали, какие бы проекты не вынашивали, обязательно вмешаются обстоятельства вам помешают. Это будут коллеги и родственники со своими вопросами и проблемами, плохая погода со своими осадками и начальство с вашим же отчётом. Чтобы получить фору по времени для непредвиденной работы и существуют непроверяемые планы. (злоупотреблять не советую, 1-2 штуки непроверяемых заданий в неделю будет достаточно).
«Чем занимались 2 часа рабочего времени?» - спрашивает шеф.
«Ждал приёма в комитете ЖКХ, как я вам и докладывал на планёрке в понедельник» - бодро отвечаете вы. Всё, вопросов нет.
Один мой знакомый программист написал приложение, которое при запуске выдавало на экран бегущие цифровые столбцы, синие полоски прогресс-индикаторов с меняющимися процентами и т.д. Когда ему нужно было отлучиться по своим делам, он запускал эту прграммулину, обращался ко всем «Компьютер не трогайте, у меня там база данных переиндексируется.» и отваливал. Однако все свои обязанности и разработки сдавал во время.(!)
3. При обсуждении времени необходимого вам на выполнение рабочих заданий запрашивайте в полтора-два раза больше, чем вам реально необходимо. Справитесь раньше – доложите раньше и приобретёте репутацию исполнительного сотрудника или же потратите сэкономленное время на другие дела. Возникнут непредвиденные трудности в работе – вы всё равно справитесь в обещанный срок и останетесь с репутацией надёжного сотрудника: «Этот, если обещал – сделает».
Есть правило «Для осуществления проекта понадобиться в два раза больше времени и в три раза больше денег, чем предполагалось в начале». Звучит неважно, правда? Однако это правило из умной книжки, подтверждённое жизнью. Впервые я с ним столкнулся, когда мы с друзьями открывали кафе, где я потом был управляющим, Правило сработало с точностью до двух дней и ста рублей. Потом было ещё много подтверждений. Оглянитесь вокруг себя, поспрашивайте у друзей. Если у них эти показатели лучше, значит, и мне есть чему у них поучиться.
4. Для текущей рутины, которая ощутимых результатов не приносит, а времени отнимает много, уже на 3-4-й планёрке попросите себе помощника или возможность переложить эту работу на менее активного или незагруженного сотрудника. (Если Вам отдадут его в подчинение - это начало формирования Вашей команды).
Вот, собственно и всё по поводу планирования. Перейдём к отчётам.
5. Избегайте докладывать о промежуточных результатах, если конечно это на долгосрочный проект или руководство не требует отчитаться немедленно. Люди должны знать о том, ЧТО вы делаете, а не о том, КАК вы это делаете.
Рано или поздно к вам придёт мастерство - это возможность справляться с работой быстро и легко. К сожалению, в этой стране не любят лёгкости, здесь в почёте тяжёлый упорный труд непрофессионала. (не-профи обходятся дешевле) Если вас всё же спросят «На каком этапе находится выполнение ЧЕГО-ТО ТАМ ГЛОБАЛЬНОГО???» имейте в запасе чётко-обтекаемый ответ типа: «На стадии рассмотрения документов клиентами». «Достигнута принципиальная договорённость о встрече в течение этой (будущей) недели». и т.д.
6. Краткость, точность, чёткость. Это критерии вашей речи на планёрке. Будьте готовы ответить на дополнительные вопросы.
7. Докладывая о проделанной работе, не скромничайте. Чужих лавров Вам не надо, но, что Ваше, то только Ваше. Если Вам помогли, обязательно отметьте это (люди будут вам благодарны). Если мешают, то пригрозите «Доложу начальству на планёрке».
Надеюсь, эти рекомендации помогут Вам использовать сложившуюся ситуацию себе на пользу.
И ещё одно маленькое отступление. Пожалуйста, не рассматривайте этот текст как руководство по заморачиванию головы начальству. То что здесь написано поможет вам создать себе комфортные условия работы. Заметьте, не пребывания на работе, а именно работы.
К сожалению, есть ещё одно правило офисной жизни: «Кто пашет, на том и ездят». Эти рекомендации позволят вам выстроить в офисе свою собственную рабочую зону, ограждённую от излишних претензий руководства («Вы же видите – я занят!», «Я вас никогда не подводил, так дайте мне возможность нормально зарабатывать для вас деньги») и одновременно использующую все доступные возможности для эффективной работы и карьерного роста.
Метленко Борис
| 
