Современный секретарь. Бюст? Ноги?.. Голова!
Александр Лушин
Источник: Работа для Вас
Представления о том, каким должен быть секретарь, за последние годы сильно изменились. Еще несколько лет назад в качестве главного требования "выступали" "соответствующие внешние данные". А что сегодня представляет
Представления о том, каким должен быть секретарь, за последние годы сильно изменились. Еще несколько лет назад в качестве главного требования "выступали" "соответствующие внешние данные". А что сегодня представляет собой идеальный секретарь? С этим вопросом мы обратились к менеджеру по персоналу одной крупной промышленной фирмы.
- Оксана, быстро ли вы подобрали подходящего сотрудника?
- Мы надеялись, что найдем достойного кандидата максимум за месяц. Однако объявление пришлось публиковать на протяжении целых трех месяцев, прежде чем "появился" подходящий человек. Зато Катя работает у нас уже полгода, и мы все больше убеждаемся в правильности сделанного выбора. Так что долгие поиски принесли хороший результат.
- Вы предъявляли к кандидатам какие-то специфические требования?
- Вовсе нет. Скорее стандартные. И прежде всего, профессионального плана. Кроме владения компьютером и прочей оргтехникой, требовался опыт делопроизводства и ведения документации. В функции секретаря нашей фирмы входит подготовка необходимых документов для руководителя и разных подразделений (например, юридической и кадровой служб).
Еще одним обязательным требованием было наличие высшего образования. Чтобы девушка могла грамотно общаться с посетителями, не теряться при ответе на самые разные вопросы. Поэтому большинство соискательниц - которые просто хороши собой, приятно улыбаются, вежливо разговаривают по телефону и могут набирать тексты на компьютере, не подошли.
В нашей фирме секретарь - это оперативный координатор работы многих отделов. День директора фирмы тоже организует он. От умелых действий секретаря зависит расписание встреч, звонков, правильная обработка информации и многое другое. То есть, в конечном итоге, - продуктивная работа всего коллектива.
Получается, секретарь - очень ответственная должность, далеко не "последняя" в фирме?
- Безусловно. Секретарь должен быть очень организованным человеком. Наша Катя, например, прекрасно запоминает большой объем информации, но она обязательно записывает все важные сведения. Поэтому любое сообщение передает в точности, без искажений. А еще Катя исключительно грамотно распределяет свое рабочее время. И хотя у нее очень много разных функций, она успешно со всеми справляется.
- Широко распространено мнение, что секретарь - это, в первую очередь, лицо фирмы. Поэтому многие соискательницы уверены: руководитель хочет видеть в своей приемной длинноногую фотомодель. У вас есть какие-нибудь комментарии?
- Это ошибочное мнение. Конечно, подобные руководители есть, но их единицы. В серьезных фирмах уже давно более всего ценится профессионализм. Хотя, безусловно, посетителям должно быть приятно общаться с секретарем. Достойный внешний вид обязателен вообще для любой современной женщины. А секретарь к тому же является частью имиджа руководителя.
- Оксана, что можно посоветовать нашим читательницам, которые собираются попробовать себя в роли секретаря?
- Я бы посоветовала им быть готовыми к тому, что придется очень много работать. У секретаря не должно быть "не его" обязанностей. Придется выполнять задания не только руководителя, но и бухгалтерии, отдела кадров, даже рядовых сотрудников. В общем, нужно набраться терпения, и тогда вы очень скоро почувствуете, как вас любит ставший родным коллектив.
Беседовал Александр ЛУШИН
| 
