Портрет професcии: офис-менеджер
Источник: Работа для Вас
Некоторые непосвященные в тайны офисного существования считают, что офис-менеджер - это всего лишь новомодное название секретаря. Однако между этими двумя сотрудниками нельзя ставить знак равенства. Хотя бы потому, что
Некоторые непосвященные в тайны офисного существования считают, что офис-менеджер - это всего лишь новомодное название секретаря. Однако между этими двумя сотрудниками нельзя ставить знак равенства. Хотя бы потому, что любой менеджер, - прежде всего, специалист в области управления.
Обязанности
Офис-менеджер координирует работу офисного персонала: секретарей, курьеров, диспетчеров. Он следит, чтобы каждый из них был загружен в равной степени. Кроме того, офис-менеджер организует деятельность офиса. При хорошем специалисте сотрудники фирмы всегда обеспечены бумагой для распечатки документов, а посетители компании не толпятся в коридорах из-за того, что комната для переговоров постоянно занята.
В обязанности офис-менеджера входит также:
- ведение делопроизводства,
- прием и сортировка входящей корреспонденции,
- учет рабочего времени сотрудников.
Необходимые качества
Кроме специальных знаний, по мнению работодателей, шансы стать успешным офис-менеджером есть у того, кто привлекателен внешне, имеет жизненный опыт и умеет общаться с людьми.
Презентабельная внешность - обязательное условие вообще для любого специалиста, так или иначе связанного с клиентами. Конечно, никто не требует от офис-менеджера соответствия голливудским стандартам. Просто желательно, чтобы не было, например, бросающихся в глаза шрамов или других слишком заметных дефектов (волчья пасть, заячья губа и т. д.).
Следующее качество - жизненный опыт - призван помочь офис-менеджеру найти выход из непростой ситуации, например, утихомирить по телефону не в меру разгорячившегося клиента.
Понятно, что на должности, на которой не избежать постоянных контактов с самыми разными людьми, не приживется индивидуалист-одиночка. Здесь нужно уметь находить свой "ключик" и к капризным, и к вздорным, и к угрюмым, и к тем, у кого настроение меняется несколько раз в день.
Азы профессии
Работодатели предпочитают принимать на работу тех офис-менеджеров, у которых есть любое высшее образование.
Анатолий Иванов, менеджер по кадрам фирмы "Орбита":
Вуз так или иначе развивает внутреннюю культуру, приучает мыслить логически, системно. С таким человеком гораздо проще работать. Он говорит на одном языке с другими сотрудниками фирмы, у большинства из которых, тоже высшее образование.
Специальные знания, требующиеся офис-менеджеру, можно получить на краткосрочных курсах. Там за полтора-два месяца занятий вы узнаете все о будущих служебных обязанностях, о технологии и психологии управления персоналом офиса, изучите основы делопроизводства и то, как организован документооборот в фирме.
Практически на всех курсах слушателям преподают деловой этикет, обучают пользоваться компьютерными программами, с помощью которых сегодня осуществляется делопроизводство.
Принимают всех желающих.
График занятий - на ваш выбор: утром, днем или вечером.
Курсы:
- Международный центр обучения. Продолжительность курса обучения 3 месяца. Стоимость - 11 тыс. 500 руб.
- Центральный институт подготовки кадров. Продолжительность курса 2 месяца. Стоимость обучения - 4 тыс. 950 руб.
- "Обучение и Бизнес" при Московском налоговом институте. Продолжительность курса 2 месяца. Стоимость обучения - 4 тыс. 900 руб.
- Столичный центр "Образование и Карьера". Продолжительность курса 2 месяца. Стоимость обучения - 3 тыс. 900 руб.
Где искать работу?
Начинающим специалистам имеет смысл искать работу в небольших фирмах. Судя по объявлениям в "Работе для вас", некоторые из руководителей малых предприятий готовы рассмотреть кандидатуры тех офис-менеджеров, которые не имеют опыта аналогичной работы. Есть даже такие, кто считают, что для успешной работы будущему офис-менеджеру достаточно иметь опыт общения с клиентами по телефону.
Сколько платят
Опытный офис-менеджер сегодня зарабатывает около $ 400 - 450. Начинающему специалисту, конечно, следует рассчитывать на несколько меньшую сумму: примерно $ 250. На эту вакансию могут претендовать и те, кому, мягко говоря, "за тридцать". Именно у зрелых людей есть столь необходимый жизненный опыт. Дополнив его профессиональными знаниями, умениями и навыками, вы реально повысите свои шансы на успешное трудоустройство по новой для вас специальности.
| 
