Как бороться с воровством в компании
Наталья Петрова
Источник: Бизнес журнал
В бизнесе есть несколько видов хищений: воруют деньги в чистом виде и материальные предметы, информацию и клиентские базы, авторские права и даже саму работу. Все это приводит к потере денег и доверия в компании, а
В бизнесе есть несколько видов хищений: воруют деньги в чистом виде и материальные предметы, информацию и клиентские базы, авторские права и даже саму работу. Все это приводит к потере денег и доверия в компании, а иногда - к утрате клиентов и перспектив развития. Не всегда вора можно поймать за руку и забрать украденное по суду, да и судиться не очень-то хочется. Как обычно, профилактика преступлений - более эффективный и дешевый способ защиты для компании, чем борьба с последствиями.А раз так, следует предпринимать превентивные меры.
Техническое воровство, и как с ним бороться
Воровство предметов очень распространено в среде технического персонала компаний: низкооплачиваемые инженеры, получив указание руководства купить новую аппаратуру, идут к своим знакомым, продающим ее, оформляют заказы по цене, превышающей реальную в полтора-два раза, и разницу между истинной стоимостью и суммой, проплаченной родной компанией, кладут в карман. При энергичных закупках можно заработать на продукцию отечественного автопрома.
Другой способ «технического воровства» - «даунгрейд», замена дорогих комплектующих на компьютерах сотрудников, не разбирающихся в них настолько, чтобы отличать марки и классы составляющих машин, стоящих у них на столах. Правда, если переусердствовать, то сотрудник заметит снижение производительности компьютера. Если компания большая, ее системный администратор может неплохо подзаработать, хотя на машину денег таким образом, конечно, не скопишь.
Третий, наименее элегантный способ - прямое воровство аппаратуры, иногда путем весьма досрочного списания, а там, где техники много, а учет слабый - просто вынос домой.
При отсутствии контроля вор может «обрабатывать» компании пачками, относительно безопасно переходя из одной в другую.
Вот пример такой цепочки. Системный администратор (в просторечии сисадмин) украл на 10 000 долларов в одной крупной компании, был изобличен руководством, и оно, надавив на него, заставило выплатить украденную сумму: у компании был влиятельный руководитель. Сисадмин вынудил свою мать обменять роскошную квартиру на меньшую и выплатить деньги. Ситуацию замяли, после чего сисадмин перешел в компанию поменьше, где «взял» всего на 3 500 долларов и попытался «повесить» их на директора компании. Шантаж не удался, но вторая цифра показалась вору маловатой, поэтому в следующий раз этот милый человек подался в крупное рекламное агентство «Интер» с большим штатом машин. Так сложилось, что информация о его воровских наклонностях была донесена до нового руководства сразу после того, как он пришел на собеседование, но руководство решило: «такой милый мальчик» (он действительно был неплохим профессионалом), все это наветы.
Такое супердоверие, кстати, весьма типично: по каким-то загадочным причинам добропорядочные люди верят, что другие - тоже хорошие и честные. Особенно в момент, когда им очень нужен технический специалист и без него дело стоит. Это, к сожалению, ошибка.
Результатом работы милого сисадмина в его новой компании были:
1) постоянная «загадочная» поломка техники - один бог знает, сколько там железа ушло на сторону под предлогом ремонта, ибо под присмотром гениального сисадмина техника практически сгорала на работе;
2) непомерно увеличивающиеся траты на техподдержку;
3) исчезновение маршрутизатора Cisco стоимостью около 6 000 долларов через 4–5 месяцев после поступления «милого мальчика» на работу. Мальчик действовал вполне грамотно, а люди работали на доверии, поэтому даже при веских подозрениях улик было недостаточно для любого суда. После этого случая руководство стало восстанавливать его историю, чтобы возбудить дело на основании суммарных улик. Однако через какое-то время сдалось, ибо доказывать факт воровства даже через год очень сложно, а уж через 2–5 лет так и просто невозможно.
Как обычно, профилактика оказывается выгоднее лечения: лучше вести нудную систему учета и контроля, чем восстанавливать руины. Константин Бочаров, генеральный директор РА «Интер», оказавшегося последним в цепочке приключений упомянутого сисадмина, столкнувшись с таким случаем, усилил контроль и разработал следующую систему защиты от воровства.
Во-первых, с каждого сотрудника была взята подписка о соблюдении коммерческой тайны. Дело в том, что вор, как правило, шантажирует свою жертву раскрытием неких служебных тайн в случае, если его будут преследовать за воровство. Документ о неразглашении, подписанный сотрудником при поступлении на работу, позволяет привлечь его к ответственности, чисто теоретически и к уголовной. Однако само понятие коммерческой тайны пока неюридическое.
Во-вторых, за каждым сотрудником было закреплено имущество, с которым он работает: теперешний сисадмин «Интера» материально отвечает за технику, которую обслуживает, а каждое перемещение типа выноса техники для ремонта аккуратно документально фиксируется. Третьим шагом в компании введено разделение зон ответственности. «Чужие» информационные зоны закрыты для сотрудников. В результате люди перестали интересоваться тем, что их не касается. В компании была налажена система информационной безопасности, поэтому попытки сисадмина забрать ценную информацию удаленным способом отследили и пресекли - тут потерь не было. Но после его ухода меры безопасности все же усилили.
Кроме того, кадровые службы компании теперь прозванивают бывшие места работы потенциальных работников, чтобы узнать, не было ли там «темных историй», а в беседе проверяют будущих сотрудников на «адекватность». Четкого определения «адекватности» пока нет, но активный интерес к чужим зонам деятельности, попытки «заглянуть через плечо» и бесплатно помочь в области, которая не входит в число должностной сферы сотрудника, желание оставаться в компании по ночам и прочие нарушения деловых границ теперь вызывают встречный интерес кадровых служб (куда, кстати, часто приходят люди из «органов», которых учить в этом плане не нужно). Вспомнили и о советских папочках под названием «личное дело»: на каждого сотрудника аккуратно заводятся карточки личных дел, где указываются адрес проживания, ИНН и прочие формальные данные. Теперь в случае «украл и ушел в бега» человека можно найти, как только он наймется на любую работу или иным способом «засветит» свой ИНН.
По мере введения новых процедур в компании была проделана и соответствующая командная работа: «Я провел общее собрание, затем поговорил с каждым лично и выяснил, что люди положительно относятся к ужесточению режима материальной ответственности, - говорит Бочаров. - У нас вообще очень теплые отношения в компании, и можно было ожидать, что «закручивание гаек» насторожит коллектив. Однако в результате эти «бюрократические» мероприятия повысили ответственность каждого сотрудника в компании и увеличили доверие к руководству и поддержку. Все понимают, что эта система безопасности сохраняет деньги компании, а, следовательно, их личную зарплату и бонусы».
Как защищаться от воровства денег: банковский опыт
Кроме вышеперечисленного, банки, имеющие серьезные службы безопасности, давно практикуют еще один способ борьбы с воровством. Это составление «черных списков», которые позволяют избежать приема на работу уже «засветившегося» сотрудника. Информация передается от одной службы безопасности к другой, поэтому имидж банка не страдает. В небанковском бизнесе, где нет такой четкой технологии и защиты информации, сотрудничеству компаний часто препятствует проблема имиджа.
Жертвам воров бывает неловко признаться, что их обокрали. Они предпочитают это скрывать, просто увольняя сотрудника и иногда взыскивая с него сумму украденного. Для рынка в целом это может быть опасной тактикой, да и для компании это вредно. Объединившись с другими, она может дополнительно застраховать себя от профессиональных мошенников, а борясь в одиночку, рискует наступать на те же грабли, что и предыдущие жертвы. Схватить вора за руку - дело непростое, это не всегда удается даже через суд, а уж внутренними силами - и подавно.
В банках можно украсть такие суммы, что любая дополнительная возможность защиты от воровства используется охотно. Сотрудник крупного российского банка, пожелавший остаться неизвестным, поделился следующей историей. Молодая барышня, работник кредитного отдела серьезного банка, влюбилась. Объект восторгов оказался махинатором и уговорил ее сообщить ему, когда и кому банк предоставит большой кредит. Дело в том, что банк, выдавая компании N кредит, всего лишь переводит деньги с одного счета на другой, находящийся в том же самом банке. После этого можно прийти с платежкой и снять сумму. И вот случилась радость: банк выдал кредит на 2 миллиона долларов в рублях для компании N. Барышня сообщила своему возлюбленному подробности штампов, размеров сумм и реквизитов компании N, и к операционистке банка пришел человек с платежкой, из которой следовало, что компания N просит перевести ее кредит на некий счет компании M. Операционистка проверила реквизиты и штампы компании N на платежке, убедилась, что все верно, и перевела деньги. На счастье компании N, кредит в рублях уходит не сразу, а через некоторое время в течение дня. Финансисты компании N, волнуясь о своих деньгах, случайно успели позвонить в банк и спросить, как обстоят их дела, до того, как миллионы поплыли на указанный махинатором (а это был именно он) счет.
Выяснив, что кредит уже снят без их ведома, они переполошились и начали звонить по всем возможным телефонам. Проводку остановили, но концов не нашли, тем более что была некоторая вероятность ошибки операционистки и не хватало улик. Однако служба безопасности банка случай приметила и разослала по высшему эшелону указание, чтобы впредь руководство сообщало о ситуациях, когда большой кредит снимают полностью, быстро и странно.
Через 4 месяца рокировка с большим кредитом по подложным документам повторилась, и махинатора взяли с поличным прямо в зале банка. Он сел, и надолго. При обыске его квартиры оперативники нашли такое количество штампов и печатей, которым позавидовал бы любой мошенник. Интересно, что барышне, давшей махинатору информацию, позволили уйти по собственному желанию, однако путь в банки ей теперь закрыт. При устройстве на работу банк всегда прозванивает службу безопасности предыдущих банков, и утаить принадлежность к «черному списку» барышне уже не удастся, а значит, на работу ее однозначно не возьмут: как-никак банк работает с большими деньгами, так что тут порядочность имеет значение с большим количеством нулей в долларах.
Как не дать увести клиентскую базу?
Теперь поговорим о воровстве… клиентов. В сфере консалтинга, медицинских и любых иных услуг есть простой и безнаказанный способ воровства: менеджер по продажам, работающий с клиентами, «уходит вместе с базой», унося с собой контакты и невидимые, но ощутимо ударяющие по карману компании связи. И клиенты, привыкнув ассоциировать услугу с человеком, что очень характерно для российского бизнеса, переходят в другую компанию. А фирма, под чьим брэндом и за чьи деньги этот менеджер по продажам нарабатывал клиентскую базу, остается ни с чем. Любая торговая компания, работающая с корпоративными клиентами, также находится под ударом увода клиентов и опасности откатов.
Воровство информации, данных и авторских прав - это отдельная проблема. Вообще в области интеллектуальной собственности бороться с воровством очень сложно: некоторое изменение продукта позволяет считать его уже новым, законодательство не слишком развито, судиться невыгодно. Кроме того, есть опасный, с точки зрения хищения идей и технологий, период апробации: конечно, компания сертифицирует свои продукты, защищает торговыми марками и патентами, но есть время разработки, когда продукт уже существует, а патентовать еще рано, и причастные к проекту сотрудники могут «увести» его в самый последний момент.
По словам сотрудника известной московской компании, торгующей медицинским оборудованием и предоставляющей смежные услуги, именно так сделал их менеджер по продажам. После того, как клиенты апробировали новые медицинские аппараты, которые он предлагал от лица компании, и заинтересовались ими, он ушел вместе с клиентской базой и проверенными технологиями. Компания потеряла серьезные деньги и еще более серьезные связи, ибо клиенты ассоциировали ее продукты и услуги с человеком, который их предлагал, а не с брэндом самой компании.
По мнению Константина Бочарова, «центральное решение для защиты от воровства клиентской базы - требовать в обязательном порядке вбивать в общую базу данные о любом клиенте, как только он появился, а затем разделить работу с ним на этапы, которые будут обслуживать разные менеджеры (sales, account, project manager), и регулярно менять ведущего менеджера у постоянных крупных клиентов».
Кстати, с точки зрения профессионального роста менеджера смена клиентов - это хороший способ развивать навыки и расширять знания. Так что тут карьерные и охранные задачи, как ни странно, согласуются.
Другой вариант защиты - система бонусов (по-старому, премий с накоплением), например, квартальных или годовых. В условиях приема на работу оговаривается, что если сотрудник уходит «внезапно», он теряет все накопленные бонусы: практика, используемая российскими компаниями и доказавшая свою эффективность.
Защита от воровства в малом бизнесе: глаз да глаз
Надо сказать, что высокий класс защиты информации и имущества компании сегодня - это уже не прерогатива высокотехнологичного банка или крупного бизнеса. Это касается и малых предприятий.
Ведущий парикмахер салона красоты и здоровья «Марина» Дмитрий Федотов, под чьим началом находится команда «новобранцев», считает: «В нашем бизнесе за воровством материальных предметов можно следить только с помощью строгого учета и контроля товаров и средств, которые используют сотрудники. Хотя тут, понятное дело, есть диапазон возможного расхода. Однако по деньгам эти потери даже меньшие, чем от «воровства работы». Оно состоит в том, что клиент платит специалисту в карман за дорогостоящую окраску или косметическую процедуру, а салону — за укладку или контур бровей: поди разберись в потоке, как изменились лицо или голова человека, которого никто, кроме мастера, даже не видел до процедуры. Вообще клиент часто покупает маленькую и недорогую услугу, а потом входит во вкус, и сколько и что ему там сделали, знает только мастер. Решением этой проблемы является работа службы менеджеров по персоналу, которая должна метким глазом выделить вороватых сотрудников еще на стадии отбора и отсечь их, а потом - персонал на ресепшн, который отслеживает количество проведенных процедур, вводя ту или иную схему «сопровождения» клиента».
С другой стороны, не всегда невыданный чек означает оплату в карман конкретному исполнителю, а не фирме. Фирмам выгодно уходить так от налогов. Сколько мог заработать исполнитель, они знают прекрасно (самый доступный пример — маршрутные такси и таксомоторы) и свое все равно не отдадут.
Анатолий Задушевский, директор издательской компании «Анима-пресс», говорит, что есть еще один очень простой механизм борьбы с воровством: «Надо устанавливать людям зарплату, при которой воровать менее выгодно, чем работать. Конечно, не всегда повышение зарплаты ведет к снижению воровства - если люди уже воруют, у них может сформироваться просто привычка, и от нее сложно отказаться, даже если эти деньги становится возможным заработать. Однако я не однажды наблюдал, что при уменьшении зарплат воровство однозначно возрастает».
Вообще базовых методов борьбы с воровством в малых фирмах несколько. Первый и очевидный - жесткий учет и контроль прихода и расхода техники, который проводит бухгалтерия, регулярный «аудит» материального и иного имущества, а когда компания растет, то аккуратная работа службы охраны и внутреннего отдела безопасности, вплоть до видеонаблюдения. Если какие-то сотрудники начинают засиживаться на работе, отслеживайте, для чего они это делают. И не позволяйте им коррумпироваться с охраной.
Как удержать от воровства нормальных сотрудников?
В контроле есть и оборотная сторона - если компания агрессивно и нетактично отслеживает проблему воровства, под удар попадают честные и приличные люди, это снижает доверие и может привести к ненужным конфликтам. Поэтому охрана должна быть хорошо отлаженной, с едиными и относительно демократическими процедурами для всех. Компании, которые держат службу безопасности, поймут, о чем я говорю: контроль не должен становиться КГБ’шным. Это может привести к уходу хороших людей.
У средств борьбы с воровством вообще всегда есть «кадровая» составляющая: на фоне явной необходимости контроля нужно еще создавать людям условия, на которых им выгоднее оставаться в компании, а не уходить из нее, работать в ней, а не воровать. Оставим в стороне профессиональных махинаторов — с ними, конечно, надо бороться, это ясно. Но нормальные люди объединяются в компании, потому что это выгодно, — и уходят из них, когда объединяться становится невыгодно. Поэтому, кроме необходимых средств технической и юридической защиты, стоит помнить еще об экономических мотивах сотрудников и корпоративной культуре: если в компании, кроме профессиональной службы охраны, есть еще и хорошие отношения, то ужас от мысли, что твое воровство обнаружится, сильнее страха перед классной службой охраны в компании с неудовлетворительным климатом.
В подтверждение этого хочется привести слова Сергея Мельникова, коммерческого директора и владельца оптовой компании «Джема». Он считает, что «лучший способ избежать воровства - создать в фирме атмосферу взаимного доверия людей друг к другу. За доверие к ним большинство людей готовы на многое. Формально нужно набирать сотрудников, которым доверяешь, и затем проверять их в деле. Самое интересное, что у нас так и устроено.
Конечно, и мы страхуемся - подписываем документы, чтоб ответственность разделялась... и в случае чего не надо было всех поголовно увольнять. Но когда воровство вскрывается, на самом деле непонятно, кого увольнять, потому что доверяешь всем. Что делать? Думаю, есть некий баланс между зарплатой, материальной ответственностью и доверием. Это каждый решает по-своему.
Например: сначала я плачу сотруднику мало, но доверяю, то есть если его зарплата не может покрыть возможных потерь от его ошибки, беру их на себя. Потом повышаю зарплату. Если это не дает нужных результатов, ввожу бюрократизацию, в предельном случае - собственная служба безопасности и полная формализация процессов. Но лично я стараюсь, чтобы люди уважали меня и боялись потерять это уважение, а не место или деньги. Я понимаю, что такая технология отношений подходит только для маленькой фирмы. Но в любой компании нужно культивировать этику, ибо оправдание для воровства легко может найти любой. Только внутренние самоограничения человека являются здесь гарантией».
Как предотвратить воровство?
Если суммировать известные сегодня методы прекращения и предотвращения воровства, то получится вполне внушительный список:
- проверка (возможно, выборочная) предыстории претендентов на вакансию при найме их на работу;
- введение материальной ответственности сотрудников, имеющих возможность что-то украсть, и установление им уровня зарплаты, при которой воровать менее выгодно, чем работать;
- обеспечение информационной безопасности;
- четкий учет и контроль за всеми материалами и средствами, а также развитие навыков службы reception в аккуратной «обработке» всех заказов клиента;
- поддержание отношений взаимоуважения, доверия и командности, при которых замысел украсть встает перед очень серьезным моральным барьером - и чем выше командный дух компании, тем сильнее этот барьер удерживает людей от воровства;
- сдерживание черной составляющей в обороте компании, которая является почвой для злоупотреблений;
- выборочные проверки с показательными разборами (в некриминальном, разумеется, смысле). В случае положительной мотивации деньгами и отношениями у нормальных людей усиливается решимость достойными путями добиваться повышения зарплаты и увеличения статуса.
Наталья Петрова
|
